Катерина Курочка

Харківський торговельно-економічний інститут

Київського національного торговельно-економічного університету, Україна

Науковий керівник: к.е.н., доц. Буднік М. М.

ПРОБЛЕМА ЗАВЧАСНОЇ ПОІНФОРМОВАНОСТІ СУБ’ЄКТІВ ПЕРЕВІРКИ ПРИ ЗДІЙСНЕННІ КОНТРОЛЮ ОПЕРАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Однією з суттєвих проблем контролю як функції менеджменту на практиці є завчасна поінформованість суб'єктів, які підлягають перевірці, про час її здійснення. Це надає їм змогу підготуватися: звільнити заднім числом чи відправити у відпустку працівників, які певним чином не відповідають займаному місцю, привести до ладу виробничі структури, тимчасово поліпшити якість умов праці, вироблених товарів чи послуг та приховати інші недоліки в робочому процесі чи в діяльності керівників структури, що перевіряється. Саме тому в ході здійснення загального контролю операційної діяльності виникає необхідність застосування таких методів, що дoзвoлять розглянути операційний процес без коректив. У цьому випадку доцільним є використання менеджерами вищих чи середніх ланок раптового контролю.

Завчасна поінформованість дає змогу приховати:

– економію коштів на інвентарі, зокрема на його оновленні чи ремонті, та інших засобах, що забезпечують якісний операційний процес;

– економію коштів на створенні належних умов для працівників, передбачених Кодексом законів про працю та іншими нормативними актами, у тому числі специфічними для виду діяльності організації;

– нестачу ресурсів через їх присвоєння співробітниками та заміну їх більш дешевим та менш якісним сурогатом;

– необґрунтованого відхилення від інструкцій, стандартів, нормативів, їх ігнорування, що негативно позначається на результатах діяльності тощо.

Метою даної роботи є пошук шляхів отримання достовірних результатів контролю в оперативній діяльності, кращого дослідження ситуації, в якій здійснюється процес виробництва товарів чи послуг.

Раптовий контроль і необхідність його проведення не знайшли широкого відображення в літературі. В більшості випадків автори дають лише коротке визначення даного поняття. Зокрема, Національний банк стандартизованих науково-технічних термінів дає визначення раптового контролю як контролю, що проводиться зненацька у випадкові моменти часу. В свою чергу Е. Л. Драчова дає більш змістовне визначення даного поняття, посилаючись на причину виникнення даного виду контролю. На її думку, раптовий контроль - це контроль, здійснюваний при отриманні негативних сигналів з внутрішнього середовища підприємства [1]. Проте негативні сигнали можуть стримуватися на рівні нижчої ланки керівництва чи залишатися не поміченими, при цьому не створюючи помітних проблем, але заважаючи розвитку організації.

На сьогодні чиннi нормативно-правoві акти рeгулюють питання державнoго контролю і не торкаються питань внутрішньoго контролю підприємcтв, оскільки він здійcнюється тільки за ініціативoю влаcника. Тому не існує обмежень з боку законодавства у здійсненні раптового контролю вищим керівництвом організації. Проте в даному випадку існують інші обмеження, пов'язані з економічною доцільністю та психологічним фактором. Зокрема, Г. Шредер визначив такі негативні емоції, як роздратування, страх, емоційне напруження, недовіру до керівника, що виникають у співробітників в ході контролю і можуть загостритися із застосуванням раптового контролю, що в подальшому може відобразитися на роботі особи [2].

Саме тому раптовий контроль операційної діяльності має проходити з дотриманням певних принципів (табл. 1).

Таблиця 1

Принципи здійснення раптового контролю операційної діяльності

№	Принцип	Сутність принципу
1	2	3
1	Поєднання планового та раптового контролю	Раптовий контроль має бути лише частиною загального внутрішнього контролю.
2	Не нанесення шкоди	Необхідно попередньо отримувати відомості про складність і напруженість трудового процесу в момент здійснення перевірки у безпосереднього керівника об'єкту, що перевіряється, щоб не відволікати працівників від напруженої чи небезпечної роботи
3	Відкритості	Працівники повинні знати про хід перевірки та її результати.

Закінчення таблиці 1

1	2		3
4		Правильно організований контроль спрямований на відстеження появи ситуацій, що призводять до зміни стандартів, тому
	Підготовленості		контролюючий повинен знати нормативи, що регулюють певний вид діяльності, розуміти сутність та технологію виконання певних операцій. Він повинен бути достатньо компетентним в питаннях, пов'язаних з діяльністю, що перевіряється.
5	Об'єктивності		Уникати суб'єктивної оцінки діяльності окремих робітників. Висновки робити керуючись нормативними положеннями (інструкціями, стандартами, законодавчими актами тощо).
6	Повноти		Вивчати всі факти, що мають відношення до об’єкта контролю.
7	Пошуку існуючих проблем		Ситуацію не варто вважати проблемою, якщо вона не приносить реальної шкоди по відношенню до якості товарів чи послуг, умов праці чи діяльності організації взагалі.
8	Виявлення причин		Контролюючий повинен визначати корінь проблеми, а не бачити факт її наявності. Позбавитися проблеми можна лише ліквідувавши її причину.
9	Пошуку шляхів оптимізації з допомогою працівників		Контроль має бути направлений не лише на пошук проблем, а й на пошук шляхів підвищення ефективності діяльності. При цьому не варто ставитися прискіпливо до індивідуальних способів виконання роботи робітником. Індивідуальні методи робітника інколи можуть стати способом оптимізації діяльності його співробітників.
10	Доброзичливості		Потрібно ставитися до працівників не як до досліджуваного об'єкта, проявляти привітність, доброзичливість, зацікавленість щодо умов їх праці, до їх побажань та пропозицій. Це дозволить, зокрема, знизити опір контролю з боку підлеглих.
11	Зацікавленості контролюючого в покращенні операційної діяльності		Контролюючий має бути зацікавлений у покращенні роботи організації, а не в отриманні винагороди за факт здійснення контролю. Найкраще, коли його дохід буде залежати від результатів діяльності організації, а не від кількості виконаної роботи, в тому числі здійснених перевірок.
12	Нерегулярності		Раптовий контроль має здійснюватися не на постійній основі, притаманними йому мають бути спонтанність та значні проміжки часу між перевірками. Велика частота раптового контролю може призвести до зростання його економічної неефективності.
13	Дієвості		Оперативне забезпeчення виправлення своєчаcно виявлених поpушень.

Застосування раптового контролю, що базуватиметься на вищезазначених принципах, дозволить виявити проблеми, які можуть бути приховані у випадку завчасної поінформованості співробітників структури, що перевіряється, а отже вчасно прийняти рішення, необхідні для їх вирішення.

Література:

1. Драчева Е. Л. Менеджмент. Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования / Е. Л. Драчева, Л. И. Юликов. ̶ М.: «Академия». ̶ 2002.
̶ 288 с.

2. Шредер Г. А. Руководить сообразно ситуации: Пер. с немец. – М. : СП “Интерэксперт”, 1994. – 160 с.