Социология /14.Кадровый менеджмент

К.ф.н. Игебаева Ф.А.

Башкирский государственный аграрный университет, Россия

Культура оформления документов в деятельности делового человека

Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1, с.124].

В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько разновидностей письменных документов, с которыми работает менеджер предприятия:

v директивные, информационно-инструктивные и информационно - методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и муниципальных (указ, постановление, акт, инструкция, методическое указание, информационное письмо и т.д.);

v внутренняя организационно-распорядительная информация (устав учреждения, положение, приказ, решение распоряжение администрации, должностная инструкция, протокол и т.д.);

v внутренняя информационно-справочная, методическая документация (отчет, справка, докладная и объяснительная записка, деловое письмо, методическое разъяснение и др.);

v документы, связанные с оформлением трудовых соглашений (заявление, приказ о приеме, увольнении, поощрении и порицании, трудовая книжка сотрудника, табель явки на работу, график отпусков, договор, контракт и т. д.);

v финансово-бухгалтерская документация [2, с.232-233].

Деловая документация организации, в зависимости от ценности того или иного документа, подразделяется на два вида: «документы постоянного хранения», которые через определенный промежуток времени передаются в архивы и «документы временного использования», подлежащие по истечении срока действия уничтожению.

Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания. Точность составления текста договора, например, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения. Или другой пример – многословность в деловом письме заставляет адресата читать лишнее, попусту растрачивая свое время, что не замедлит сказаться на оценке деловых качеств автора письма, формируя не очень хорошее к нему отношение. При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. Допустимо употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций.

Следует также иметь в виду, что любой служебный документ или деловое письмо должны быть убедительными. В условиях рыночной экономики и открытой демократии «искусство убеждать» в деловой переписке становится особенно важным. Основным условием придания убедительности является доказательность. В деловом общении всегда следует предъявлять партнеру только проверенную, достоверную информацию. Поэтому правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, – вот что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.

Деловые письма печатаются без помарок и исправлений, с соблюдением вежливости в обращении. Стиль письма – деловой, корректный, слова и выражения – точные. Особо важные письма не сгибают, а посылают в плотном конверте. Формальной стороне корреспонденции во многих придается большое значение и об этом необходимо помнить современным деловым людям, отправляющим письма своим зарубежным коллегам и партнерам. Этикет здесь особо важен – письмо выступает визитной карточкой учреждения, фирмы, его руководителя. Неряшливость документа – свидетельство недобросовестного отношения к делу.

Специалист в области делового письма Р.Теппер полагал, правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ним один или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать [3, с.80].

Написание делового письма – это своего рода искусство. Поскольку деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха Вашего дела, вашего предприятия или фирмы.

Библиографический список

1. Игебаева Ф.А. Деловая документация в управленческой деятельности. // Мировая наука и современное общество: актуальные вопросы экономики, социологии и права. Материалы международной научно-практической конференции. – 12 декабря 2014. в 2-х частях, Ч.I. Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2014. – С.124 – 125. 

2. Ковальчук А.С. Основы делового общения. – М.: Изд-во «Дашков и К*». 2007. – 300с.

3.Игебаева Ф.А. Служебная переписка как составная часть деловой коммуникации. //Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации. Материалы Международной научно-практической конференции. – в 2-х частях. – ч 1. – Саратов, Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2012. – С.79 – 81.