Економічні науки/7. Облік і аудит

Ворона О.М.,

студент п’ятого курсу кафедри обліку і аудиту

Чернігівський державний технологічний університет, Україна

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК ВИТРАТ (ЗАТРАТ) ПОВ’ЯЗАНИХ ІЗ СТВОРЕННЯМ, ВЕДЕННЯМ ТА ЗНИЩЕННЯМ АРХІВУ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ТА ЗВІТНОСТІ В УКРАЇНІ

Для ефективного зберігання документів в короткостроковому або довгостроковому періоді на підприємствах створюються архіви бухгалтерської документації та звітності (далі – архів документів) [1]. Відображення витрат (затрат), що пов’язані зі створенням, веденням та знищенням архіву документів за допомогою бухгалтерських проведень в обліку, потребують чіткої систематизації, що й лежить в центрі даного дослідження.

Основними джерелами, які, безпосередньо, пов’язані із архівом документів, є нормативні акти Державного комітету архівів України [2], які вказують на порядок його створення, ведення та знищення. Основні їх положення використані у багатьох наукових напрацюваннях вітчизняних теоретиків та практиків, серед яких можна виділити: Бутинець Ф.Ф., Сук П.Л., Томашевська І.Л., Зубілевич С.Я., Кузнєцова С.Я., Несходовський І.С., Пронь Н.О. та ін. Проте в даних напрацюваннях не здійснено чіткої систематизації інформації щодо витрат (затрат) пов’язаних із створенням, веденням та знищенням архіву документів в бухгалтерському обліку.

Архів документів – це сукупність первинних та зведених бухгалтерських документів, які згруповані за однаковими ознаками та які в цілому відображають діяльність підприємства (установи, організації) в ретроспективі і потребують забезпечення їхнього збереження протягом короткотривалого або довготривалого періоду часу [3].

Перелік основних операцій щодо створення, ведення та знищення архіву документів мають місце у табл. 1.

Таблиця 1

Бухгалтерський облік витрат (затрат) пов’язаних із архівом документів

Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
	Д-т	К-т
1 Оренда приміщення для зберігання архіву документів
а) фінансова оренда:
Відображені капітальні інвестиції – приміщення для зберігання архіву документів	152	531
Податковий кредит із ПДВ	641	531
Оприбутковано приміщення для зберігання архіву документів	103	152
Відображено поточну заборгованість за довгостроковим зобов’язанням	531	611
Нарахована сума плати за приміщення	611	631
Перерахована сума плати за приміщення	631	311
Нарахована сума відсотків за фінансову оренду приміщення	952	684
Сплата відсотків за фінансову оренду приміщення	684	311
Витрати списані на результат фінансової діяльності	792	952
б) операційна оренда:
Відображена вартість приміщення для зберігання архіву документів на позабалансовому рахунку підприємства	01
Відображені витрати за операційною орендою приміщення (елемент витрат – “Інші операційні витрати”)	92	84
	84	631
Витрати списані на результат операційної діяльності	791	92
Податковий кредит із ПДВ	641	631
Погашена заборгованість за операційну оренду приміщення	631	311
Повернено орендарю приміщення внаслідок ліквідації підприємства тощо		01
2.1 Підприємство застосовує електронну форму архіву документів
а) придбано та введено в експлуатацію комп’ютер, що має містити електронний архів документів:
Відображені капітальні інвестиції – комп’ютер	152	631
Податковий кредит із ПДВ	641	631
Перерахована сума плати за комп’ютер постачальнику	631	311
Комп’ютер введено в експлуатацію	104	152
б) придбано та введено в експлуатацію модем ( принтер, сканер, локальну мережу, електронні носії)*:
Перераховано аванс продавцю для придбання модему (принтера, сканера, локальної мережі, електронного носія)	371	311
Відображено ПДВ до повернення до бюджету	641	644
Відображено капітальні інвестиції – модем (принтер, сканер, локальна мережа, електронний носій)	153	371
Оприбутковано модем (принтер, сканер, локальна мережа, електронний носій) у складі малоцінних необоротних матеріальних активів	112	153
Списано податковий кредит із ПДВ за поставленим активом	644	371
Нарахована амортизація малоцінного необоротного матеріального активу за методом, який вказаний в обліковій політиці підприємства (елемент витрат – “Амортизація інших матеріальних необоротних активів”)	92	832
	832	112
Витрати списано на фінансовий результат операційної діяльності.	791	92
в) придбано та введено в експлуатацію програмні засоби (нематеріальні активи): операційна система (Windows, UNIX, Linux), драйвера для принтера та сканера, спеціальне програмне забезпечення (1С Бухгалтерія, Парус, БЕСТ та ін.), програмне забезпечення для локальної мережі та мережі Інтернет):
Відображені капітальні інвестиції – нематеріальний актив	154	631
Податковий кредит із ПДВ	641	631
Оприбутковано нематеріальний актив на балансі підприємства	125	154
Здійснено оплату купівлі нематеріального активу	631	311
2.2 Підприємство застосовує паперову форму архіву документів
а) куплено матеріали – папір, олівці, ручки тощо:
Перераховано аванс продавцю для купівлі матеріалів	371	311
Відображено ПДВ до повернення до бюджету	641	644
Оприбутковано матеріали на балансі підприємства	209	371
Списано податковий кредит із ПДВ за поставленим активом	644	371
Матеріали ідентифіковані у складі витрати періоду, оскільки передані для використання у господарських цілях (елемент витрат – “Інші матеріальні витрати”)	92	809
	809	209
Витрати списано на фінансовий результат операційної діяльності	791	92
б )куплено та введено в експлуатацію сейф для зберігання архіву документів:
Капітальні інвестиції – сейф для зберігання архіву документів	152	631
Податковий кредит із ПДВ	641	631
Оприбутковано сейф на балансі підприємства	104	152
Здійснено оплату купівлі необоротного активу	631	311
3 Придбано та встановлено протипожежну систему
а) куплено та введено в експлуатацію вогнегасник:
Відображені капітальні інвестиції – вогнегасник	153	631
Податковий кредит із ПДВ	641	631
Вогнегасник введено в експлуатацію	112	153
Нарахована амортизація малоцінного необоротного матеріального активу за методом, який вказаний в обліковій політиці підприємства (елемент витрат – “Амортизація інших матеріальних необоротних активів”)	92	832
	832	112
Витрати списано на фінансовий результат операційної діяльності	791	92
б) куплено та встановлено протипожежну сигналізацію:
Відображено капітальні інвестиції – протипожежна сигналізація	152	631
Податковий кредит із ПДВ	641	631
Здійснена оплата купівлі протипожежної системи	631	311
Встановлення протипожежної системи сторонньою організацією (збільшено первісну вартість протипожежної сигналізації)	152	631
Податковий кредит із ПДВ	641	631
Здійснена оплата послуги по встановленню протипожежної системи	631	311
Протипожежну сигналізацію введено в експлуатацію	109	152
4 Господарські операції, які пов’язані із персоналом, що відповідає за зберігання архіву документів
а) заробітна плата:
Нарахована заробітна плата працівнику (елемент витрат – “Витрати на оплату праці”)	92	811
	811	661
Нараховано Єдиний соціальний внесок (далі – ЄСВ) за ставкою, яка відповідає класу професійного ризику (елемент витрат – “Відрахування на соціальні заходи”)	92	821
	821	651
Утримано ЄСВ із заробітної плати працівника, який згодом буде перерахований до Пенсійного фонду України	661	651
Утримано податок із доходів фізичних осіб (далі – ПДФО), який згодом буде перерахований до Державного казначейства України	661	641
Витрати списано на фінансовий результат операційної діяльності	791	92
Кошти перераховані на картковий рахунок працівника, відповідального за зберігання архіву документів	313	311
	661	313
б) відпускні:
Створено фонд забезпечення виплат відпусток у розмірі відпуски (елемент витрат – “Витрати на оплату праці”)	92	814
	814	471
Створено фонд забезпечення виплат відпусток у розмірі ЄСВ (елемент витрат – “Витрати на соціальне страхування”)	92	821
	821	471
Витрати списано на фінансовий результат операційної діяльності	791	92
Нараховано відпускні за рахунок створеного фонду забезпечень виплат відпусток	471	661
Нараховано ЄСВ за рахунок створеного фонду забезпечень виплат відпусток	471	651
Утримано ЄСВ із суми відпускних, які нараховані працівнику	661	651
Утримано ПДФО із суми відпускних, які нараховані працівнику	661	641
Кошти перераховані на картковий рахунок працівника, відповідального за зберігання архіву документів	313	311
	661	313
в) допомога із тимчасової втрати працездатності (далі – Допомога) :
Нарахована сума Допомоги за перші п’ять календарних днів, які має оплатити підприємство (елемент витрат – “Інші операційні витрати”)	949	84
	84	663
Нараховано ЄСВ за рахунок підприємства та Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі – Фонд) за ставкою 33,2 % (елемент витрат – “Витрати на соціальне страхування”)	949	821
	821	651
Витрати списані на результат операційної діяльності	791	949
Нарахована сума Допомоги за рахунок Фонду	652	663
Нараховано ЄСВ за рахунок Фонду	652	651
Відкрито спеціальний рахунок та отримано кошти для виплати суми Допомоги працівникові за рахунок Фонду	378	484
	484	652
	311.1	378
Утримано ЄСВ із загальної суми нарахованої Допомоги за ставкою 2 %	663	651
Утримано ПДФО із загальної суми Допомоги	663	641
Сума Допомоги за рахунок підприємства перерахована на картковий рахунок працівника	313	311
	661	313
Сума Допомоги за рахунок Фонду перерахована на картковий рахунок працівника	313	311.1
	661	313
Перераховано суму коштів до Пенсійного фонду із спеціального рахунка	651	311.1
Перераховано суму коштів до Державного казначейства	641	311.1
5 Ремонт приміщення, сейфу та ін. основних засобів, нематеріальних активів, які пов’язані із зберіганням архіву документів підприємства сторонньою організацією
Здійснено ремонт основних засобів, нематеріальних активів (елемент витрат – “Інші операційні витрати”)	92	84
	84	685
Відображено податковий кредит із ПДВ	641	685
Витрати списано на фінансовий результат операційної діяльності	791	92
Оплачено вартість ремонту	685	311
6 Модернізація (реконструкція) приміщення, сейфу та ін. основних засобів, нематеріальних активів, які пов’язані із зберіганням архіву документів підприємства сторонньою організацією:
Здійснено модернізацію (реконструкцію) основних засобів, нематеріальних активів, внаслідок чого збільшена первісна вартість активів	152 (154)	685
	10х (12х)	152 (154)
Податковий кредит із ПДВ	641	685
Перераховано кошти сторонній організації	685	311
7 Надзвичайні ситуації, внаслідок яких списано основні засоби, нематеріальні активи, які пов’язанні із веденням архіву документів підприємства:
Списана залишкова вартість основного засобу, нематеріального активу на надзвичайні витрати	99х	10х (12х)
Списана амортизація основного засобу (нематеріального активу)	131 (133)	10х (12х)
Відображено податкове зобов’язання з ПДВ, яке нараховується на ліквідаційну (залишкову) вартість активу	99х	641
Витрати списано на фінансовий результат надзвичайної діяльності	794	99х

* - розглянуто приклад, коли первісна вартість активу менша за 2500 тис. грн., тобто згідно Податкового кодексу України [4] актив має бути ідентифікованим у складі малоцінних необоротних матеріальних активів.

Джерело: узагальнено автором.

Отже, систематизація операцій, які пов’язані із витратами (затратами) при створенні, веденні та зберіганні архіву документів, що здійснено в дослідженні, має стати єдиною методичною базою для користувачів: вчених та працівників підприємства, відповідальних за ведення обліку в цілому.

Література

1. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” № 996-XIV [Електронний ресурс] / Офіційний сайт Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=996-14

2. Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” № 3814-ХІІ від 24.12.1993 [Електронний ресурс] / Офіційний сайт Верховної Ради України. – Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/ laws/show/3814-12

3. Ворона О.М. Паперова та електронна форми архіву бухгалтерської документації та звітності: переваги та недоліки [Електронний ресурс] / О.М. Ворона // Становлення сучасної науки - 2012: матеріали VII-ї Міжнародна науково-практична конференції – Режим доступу: http://www.rusnauka.com/27_SSN_2012/Economics/7_117224.doc.htm

4. Податковий кодекс України від № 2755-VI поточна редакцiя вiд 24.11.2011 [Електронний ресурс] / Офіційний сайт Верховної Ради України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=2755-17