Економічні науки/7. Облік і аудит

Закравець О.О., к.е.н. Головченко Н.В.

Донецький національний університет економіки і торгівлі імені Михайла Туган-Барановського

Удосконалення організації праці працівників бухгалтерської служби бюджетних установ

 

Бюджетні установи як суб'єкти господарювання, що виконують чимало соціальних функцій, за своєю внутрішньою структурою являють собою складний господарський механізм. Реалізація покладених на них завдань можлива за умов постійних зв'язків між ланками чи структурними підрозділами та нала­годженої системи управління. Важливу роль у зазначеному меха­нізмі відіграє обліковий процес, який, з одного боку, поєднує в собі складові цього механізму на рівні суцільного збирання інфо­рмаційних даних, а з іншого у результаті процесу обробки об­лікової інформації забезпечує керівництво установи (на виході із системи бухгалтерського обліку) інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень. А оскільки здійснення облікового процесу, навіть за умов максимальної його автоматизації, неможли­ве без праці виконавців облікових функцій працівників бухгал­терської служби та окремих уповноважених осіб інших структурних підрозділів, питання організації цієї праці постає як головне.

Зазначимо, що праця виконавців облікових функцій, безумов­но, має свої особливості. Насамперед це високий інформативний рівень, локальний характер праці щодо простору, суцільність ви­конуваних функціональних обов'язків тощо. З огляду на сказане можна виокремити основні принципи, яким має відповідати орга­нізація праці у сфері бухгалтерського обліку:

- науковість (використання напрацювань науки і практики щодо організації діяльності даної категорії працівників);

- суцільність (постійні пошуки шляхів удосконалення органі­зації праці);

- комплексність (застосування комплексу організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психологічних та інших заходів);

- плановість (проектування комплексу заходів щодо організа­ції праці).

Відповідно до наведених принципів можна виокремити наступні елементи організації праці, чи заходи, що сприятимуть забезпеченню їх реалізації:

- чітке адресне керівництво процесом організації праці;

- професійна спеціалізація праці;

- кооперування праці;

- нормування праці;

- наявність концепції мотивації праці.

Здійснивши поділ всієї системи організацій­них заходів за видами (організація технології облікового процесу, організація забезпечення облікового процесу, організація роботи апарату бухгалтерії, організація розвитку бухгалтерського обліку), головний бухгалтер може передати окремі повноваження кожному із заступників, зберігши за собою загальне керівництво. У будь-якому з обраних варіантів запорукою реалізації визначеної системи заходів є чітка адресність щодо функцій з їх виконання.

Посадова особа, яка несе відповідальність за організацію праці в бухгалтерському підрозділі, мас відповідати таким вимогам:

- мати високий рівень професійної підготовки;

- володіти навичками та знаннями щодо управління персона­лом, робочим часовим навантаженням та іншими напрямками ор­ганізації праці;

- постійно підвищувати професійний рівень і вивчати й засто­совувати передовий досвід міжнародної та вітчизняної практики, результати сучасних наукових досліджень.

Для забезпечення бухгалтерської служби кваліфікованими ка­драми головний бухгалтер чи його заступник має установити зв'язок з профільними навчальними закладами різних рівнів ак­редитації. Підготовкою майбутніх фахівців до праці в кожній бюджетній установі чи організації стає проведення виробничої практики на її базі.

Професійний поділ праці чи спеціалізація передбачає ідентифі­кацію конкретних функцій щодо відповідних виконавців. Спеціалі­зація є засобом поліпшеного виконання роботи стосовно якісних і кількісних характеристик процесу за однакових витрат праці.

З огляду на процес організації бухгалтерського обліку спеціалізація визначає:

1)  поділ праці за напрямками обліку;

2)  поділ праці за видами робіт.

Перший поділ передбачає виокремлення оптимальної кількос­ті напрямків обліку, до яких доцільно віднести:

- облік доходів загального фонду;

- облік доходів спеціального фонду;

- облік грошових коштів;

- облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;

- облік розрахунків з працівниками, службовцями;

- облік розрахунків зі стипендіатами;

- облік запасів;

- облік необоротних активів.

Зазначені напрямки перетворюються на умовно самостійні складові процесу облікових робіт, які впливають на формування внутрішньої структури бухгалтерської служби, оскільки на осно­ві визначеного кола напрямків обліку формуються групи, секто­ри, відділи як горизонтальні утворення апарату бухгалтерії.

Поділ праці за видами робіт доцільно здійснювати як за горизонталь­ними рівневими структурами бухгалтерської служби, так і по ве­ртикалі. Поділ бухгалтерської праці всередині нижчих структурних ланок (груп) здійснюється згідно із загальною схемою технології облікового процесу, а отже, шляхом виділення відповідних операцій. Зазначений поділ відбувається за кваліфікаційними характеристиками працівників: складність робіт має бути зіставлена з рівнем знань і навичок чи кваліфі­каційною категорією працівника. Чітке до­тримання адресності виконання відповідних робіт по горизон­талі сприятиме подальшому вдосконаленню професійного рів­ня працівників.

Поділ праці по вертикалі передбачає визначення обсягу та ви­дів робіт для середньої первісної ланки керівної структури (кері­вників груп, секторів) та вищої ланки (головного бухгалтера, го­ловного економіста, заступників головного бухгалтера). Оскільки рух облікової інформації по вертикалі здійснюється переважно знизу вгору з тенденцією до узагальнення, рівень керівництва ви­значає рівень узагальнення.

Спеціалізація пра­ці потребує її подальшого кооперування. Кооперування полягає у встановленні взаємозв'язків між окремими виконавцями та їх групами, що зайняті виконанням окремих, але пов'язаних між собою процесів. Чим глибший рівень спеціалізації застосовується в тій чи іншій організаційній структурі, тим шир­ша сфера кооперування, оскільки більша кількість безпосередніх виконавців потребують логічного взаємопогодження чи об'єднання.

Для визначення обсягів облікових робіт згідно з чисельністю працюючих в цілому і за секторами, групами використовують си­стему норм і розрахункових показників. Зазначена система норм базується на трьох методах аналізу трудового процесу і затрат робочого часу.

1.Експертний метод оцінювання трудомісткості робіт екс­пертизу проводить спеціальна комісія у складі висококваліфікова­них спеціалістів з бухгалтерського обліку, планування і фінансів.

2.Дослідно-статистичний метод дослідження полягає в по­рівнянні трудомісткості аналогічних робіт на основі статистич­них даних з індивідуальних планів (завдань працівників бухгал­терської служби).

3.                     Розрахунково-аналітичний метод аналізуються дані щодо використання робочого часу, здобутих безпосереднім вимірю­ванням чи моментними спостереженнями (фотографія, фотохро­нометраж, хронометраж).

Розрахункові показники мають забезпечити відшукання опти­мальних конкретних значень трудомісткості, чисельності тощо. Чинну систему норм можна поділити на три групи:

1)      норми та показники, використовувані для впровадження по­ділу праці;

2)      норми та показники, використовувані для кооперування праці;

3)      норми та показники визначення чисельності облікового складу персоналу.

До показників першої групи належать:

1.   Норма обслуговування передбачає кількість одиниць, об’єктів, які обслуговує один працівник (група працівників).

2.   Норма чисельності працівників за підрозділами (визначає оптимальний склад груп бухгалтерського апарату).

3.   Норми часу на обробку одного документа та норми обслуговування працівників мають визначатись з огляду на ступінь автоматизації робіт чи обсяг робіт, що передаються на машинну обробку.

До показників норми кооперації праці відносяться:

1.   Норма співвідношення кількість працівників певної ква­ліфікації, яка припадає на одного працівника іншої кваліфікації. Як правило, на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою (магістр) має припадати не менш як 4 -6 бухгалтерів із серед­ньою спеціальною освітою (бакалавр).

2.   Норма керованості оптимальна кількість працівників з погляду керування ними. Норма керованості встановлюється від­повідно для головного бухгалтера, завідуючого сектором, керів­ника групи. Нормою керованості для головного бухгалтера є кі­лькість завідувачів секторів чи керівників груп за відсутності такої ланки як сектор, для завідувачів секторів - кількість керів­ників групи тощо. Кількість підпорядкованих, що визначається як оптимальна, становить від 6 до 10 осіб.

Норми та показники визначення чисельності бухгалтерії.

1.       Загальна штатна чисельність працівників бухгалтерії (опти­мальна кількість працівників бухгалтерської служби).

2.     Затрати часу на відповідний напрямок обліку.

Розглянуті розрахункові показники мають забезпечити відшукання оптимальних конкретних значень трудомісткості, чисельності тощо.

Остаточне визначення складу будь-якого структурного підроз­ділу бюджетної установи перебуває у віданні бухгалтерської служби вищої організації, яка й затверджує кошторис доходів та видатків разом із штатним розкладом установи. Кількість штат­них одиниць залежить від обсягів діяльності установи та від мож­ливості відповідного бюджету забезпечити заплановані коштори­сом її видатки. При цьому в умовах суворого режиму економії бюджетних коштів саме цей фактор відіграє вирішальну роль у визначенні складу штатних одиниць установ і організацій, що отримують асигнування з бюджету. За цих умов важливого значення на­бувають питання раціонального поділу обов'язків чи професійного поділу праці, кооперування праці та інших заходів з організації роботи апарату бухгалтерії.

 

Література:

1.   Свірко С. В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах: Навч. посібник. — Вид. 2-ге, без змін. – К.: КНЕУ, 2006. — 380 с.

2.   Мельник Т.Г.  Облік та аудит діяльності бюджетних установ: Навч. посіб.- К.: Кондор, 2009. – 412 с.