Дімітрюк І.В.

Науковий керівник: Зеліско Д.В.

Буковинська державна фінансова академія, Україна

ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ ТА ПРОБЛЕМИ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Організування роботи зі службовими документами – це створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності [3,5].

Обсяги технічної роботи з документами іноді заміняють основний зміст діяльності організації. За даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній 30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20—25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями [3].

Тому основною метою даного дослідження є характеристика основних принципів функціонування електронного документообігу в організації.

Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному етапі займаються як російські так і вітчизняні науковці, зокрема, М.В. Ларін, М.П. Бобильова, Ю.Г. Вітін, В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин, Г.Г. Асеев, О.В. Матвієнко, В.М. Боркус.

Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є:

1) підвищення ефективності управління діяльності;

2) прискорення руху документів у організації;

3) зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Російський дослідник В.М. Боркус запевняє, що пострадянський досвід формування електронного документообігу побудований на принципі іноземних класів систем документообігу: системи керування документами (EDMS, Enterprise Document Management Systems) та контентом (Enterprise Content Management). Їх завдання – атрибутувати і складати в одному місці якнайбільшу кількість інформації для уникнення її втрати та полегшення її пошуку[2].

Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства [5].

Системи workflow – це системи, які регулюють правильність порядку виконання завдань з документами. Модифікацією даних систем є Business Process Management (BPM): вони дозволяють керувати процесами в динаміці – збирати і аналізувати статистику виконання діловодних процесів.

Системи collaboration – електронна взаємодія людей: форуми, Instant Messaging, віртуальні переговори тощо [2].

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Окрім цього реальними позитивними ознаками електронного документообігу є: можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних; можливість використання заздалегідь заготовлених форм; висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес; економія паперу; висока компактність архіву; висока швидкість пошуку і одержання інформації; можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації[1,4].

Отже, електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок — у підпорядкованій їй організацій. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій.

Список використаної літератури:

1. Асеев Г.Г. Электронный документооборот: учеб. для студ.высш. учеб.завед./ Г.Г. Асеев. – К.: Кондор, 2007. – 500 с.

2. Боркус В. Системы документооборота: что стоит за терминологией? / В. Боркус. – М., 2005. – Режим доступа: www.URL: http://www.intertrust.ru/analytics/articles/135.

3. Електронний документообіг та електронний цифровий підпис – К., 2008. – Режим доступу: www.URL:http://www.minagro.gov.ua/ page/?n=6985/ – Назва з екрану.

4. Ларин М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин. – М., 2005. – Режим доступа: www.URL:http://www.intertrust.ru/analytics/articles/58. – Заголовок с экрана.

5. Матвієнко О.В. Основи організації електронного документообігу: навч. посіб. для студ. ВНЗ / О.В. Матвієнко, М.Н. Цивін. – К.: Центр учбової л-ри, 2008. – 112 с.