Бондар Р.В.
ПРОБЛЕМА АВТОМАТИЗАЦІЇ
БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ У ВИЩОМУ НАВЧАЛЬНОМУ ЗАКЛАДІ.
Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації
бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка
перетворюється на визначний фактор
організації обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки
даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної
інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до
комп'ютерної) вона досягається, як правило, раціональною
організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма
напрямами. Зараз на ринку існує безліч бухгалтерських програм, що задовольняють
самі різні вимоги до них. Особливо складним є правильно вибрати програму для
свого підприємства.
Процес автоматизації бухгалтерського обліку можна розділити на кілька
основних етапів, виконання яких повинне здійснюватися послідовно:
-
постановка проблеми (у тому числі оцінка необхідності автоматизації й
можливостей підприємства).
-
вибір програмного продукту (далі - ПП) і технічного забезпечення (у т.ч.
формування вимог до програмно-апаратного комплексу).
-
впровадження ПП (у т.ч. адаптація ПП під конкретні
умови роботи підприємства й навчання персоналу).
-
післягарантійне обслуговування програмно-апаратного комплексу (у т.ч. зміна
ПП у
відповідність із законодавством, що
змінюється, і умовами роботи підприємства, ремонт і
налаштування комп'ютерної техніки й т.д.).
З чого почати?
По-перше, необхідно визначити цілі автоматизації: що конкретно чекає
замовника від системи; що необхідно і
вимагає негайного рішення, а що може почекати до кращих часів? У кожному разі
автоматизацію потрібно починати поступово. Для цього необхідно виділити деякі ділянки
бухгалтерського обліку (робочі місця), розставити між ними пріоритети,
визначити систему їхніх взаємозв'язків.
Потім бажано визначити суму, що можна витратити на дані цілі. Рішення цих
питань приведе до формування загальних вимог до ПП і комп'ютерної техніки, які
необхідні для нормального функціонування. Вибір програми не можна відокремити
від вибору комп'ютера й периферійних пристроїв, при цьому не треба
забувати (а для економії засобів і строків
автоматизації, краще враховувати) про наявні на підприємстві комп'ютери і
програмне забезпечення (далі - ПЗ).
По-друге, при виборі ПЗ рекомендується звернути
увагу - на функціональну повноту (достатність). В бухгалтерському
обліку установ ВНЗ (як й у будь-якій іншій галузі) є свої особливості, які повинні
бути відображені в обраному ПЗ. При веденні бухгалтерського обліку за бюджетною
схемою з'являються такі специфічні
категорії, як джерела фінансування, економічні коди, касові й фактичні витрати.
Все це, як правило, вимагає ПЗ, розробленого спеціально для автоматизації
бюджетної установи та являється недоцільним використання програми для
госпрозрахункового обліку навіть у випадку їхньої зміни під вимоги
бюджетної бухгалтерії. При виборі ПЗ необхідно враховувати також те, що поряд з
бюджетним обліком у ВНЗ мають місце такі елементи
госпрозрахунку, як надання платних послуг (здача в оренду приміщень, проведення
платних досліджень, платне навчання й т.д.). Що стосується конкретних
ділянок бухгалтерського обліку, то тут варто звертати увагу на реалізацію
(присутність) у програмі наступних моментів:
- фінансування, надходження джерел й контроль за витратами у відповідності
з кошторисом, формування звіту про
виконання кошторису витрат. Наявність декількох джерел надходження
коштів (місцевий бюджет, власні засоби) і, як наслідок, кілька розрахункових
рахунків. Формування звітності по банківських і касових операціях, як у розрізі
окремих джерел, так і по установі в цілому.
Облік надходження й витрати коштів (як бюджетних, так і власних), як правило,
повинен вестися в розрізі підрозділів (факультетів, філій і т.п.);
- розрахунок за виконані операції
та можливість контролю тривалих договорів з поетапною оплатою і виконанням. Практично всі ВНЗ мають свій житловий фонд
(гуртожиток), тому в системі повинен бути передбачений облік плати за
гуртожиток. Облік платних послуг, особливо плати за навчання. При цьому мають
місце різні способи оплати: оплата одноразова й поетапна, за готівку,
взаємозаліком, по безготівковому розрахунку. Також необхідно контролювати
своєчасність оплати, виникнення заборгованості, нарахування пені й штрафів і
т.п.;
- розрахунок заробітної плати: гнучка система оплати відповідно до тарифних
сіток, відпрацьованими годинниками, доплатами т.д. Нарахування стипендій
студентам є одним з найбільш трудомістких ділянок обліку. Хоча сам процес
нарахування порівняно простий, більшу проблему створюють значні обсяги
розрахунків;
- методику обліку основних засобів (далі - ОЗ) і товарно-матеріальних
цінностей (далі - ТМЦ) – ділянки обліку дуже об'ємні (картотеки виміряються
тисячами найменувань), тому в системі повинні бути передбачені: системи
швидкого й простого пошуку карток ОЗ і ТМЦ; системи
сортування даних; вибірки; автоматичне проведення операцій (зносу, переоцінка).
Для бюджетних установ необхідне нарахування зносу один раз на рік,
незалежно від дати надходження ОЗ;
- формування звітності: практика
показує, що уніфікувати можна тільки основні види звітності, надані в податкову
службу, фінансові органи і т.д. Однак і тут потрібні додаткові налаштування,
зв'язані зі специфікою ведення бухгалтерського обліку в конкретних закладах.
Тому в системі повинен
бути передбачений гнучкий
і зрозумілий механізм налаштування й формування форм звітності;
-
організація роботи та архітектура ПЗ: найбільшої ефективності
можна домогтися при виділенні окремих автоматизованих робочих місць (АРМ)
(ділянок обліку). При цьому дотримується звична (для бухгалтерів) система, при
якій кожний обробляє свою ділянку, за бажанням використовуючи інформацію інших користувачів. Така організація забезпечує,
по-перше, незалежність робочих місць, що підвищує надійність системи, а,
по-друге, дозволяє здійснювати послідовну автоматизацію з поступовим
підключенням у систему все більшого числа робочих місць. Для зв'язку АРМ в одне
ціле рекомендується організувати комп'ютерну мережу з виділеним сервером, на
якому буде зберігатися вся бухгалтерська інформація.
Звичайно, зв'язок між комп'ютерами можна здійснювати за допомогою
дискет, але це вимагає твердої регламентації: на якому робочому місці, що вводиться, де й хто заповнює довідники,
коли і як інформація повинна поєднуватися й т.д. і т.п.? При більших
обсягах інформації й великій кількості користувачів без проблем і помилок це
нездійсненно. Тому наявність мережі з виділеним сервером переростає в
обов'язкову умову. Що стосується розподілу комп'ютерів між робочими місцями, то
тут рішення необхідно приймати відповідно до завантаженості й обсягами
оброблюваної інформації (як правило,
найбільше навантаження доводиться АРМ за розрахунками зарплати й обліку ОЗ
і ТМЦ);
- навчання. Мало програму купити -
її треба вміти використати. Для цього необхідно навчити персонал. Навчитися
користуватися програмою можна
по-різному. Тут все залежить
від кваліфікації користувача.
Практично кожен розробник надає користувачеві документацію, контекстну допомогу
в програмі, наявність консультаційних телефонних ліній. В цілому цього досить для ознайомлення з функціональними
можливостями програми й рішення основних проблем. Однак бажано одержати рекомендації представника
фірми-розроблювача щодо найбільш раціонального
використання можливостей системи, перенесення даних з наявного програмного
забезпечення, складу комп'ютерного парку, оптимальної конфігурації й т.п. Такі
послуги, як правило, вимагають попереднього
дослідження й аналізу й виробляються за додаткову плату. Найбільший ефект досягається при персональному
навчанні на робочому місці користувача. Це обумовлюється наступними
факторами - буде
врахована специфіка саме
цього закладу, ознайомлення із
програмою відбувається найбільше швидко, використовується практичний досвід фахівця-викладача.
Таким чином
автоматизація бухгалтерського обліку у ВНЗ має такі проблеми як і більшість підприємств
та організацій які вирішили перейти до комп’ютерної обробки даних. Однією з
важливих проблем залишається вибір ПЗ і сам процес комп’ютеризації, який в
більшості випадків проводиться не раціонально. При автоматизації
бухгалтерського обліку, важливо не просто перевести всю паперову роботу на
комп'ютер. Важливо, щоб це поліпшило роботу бухгалтерії, що у свою чергу
збільшить ефективність діяльності ВНЗ.
Література:
1. http://unimgmt.eunnet.net/unimng/N1(4)_1998/win/
2. http://unimgmt.eunnet.net/unimng/N1(4)_1998/win/8.html
3. К.Соважо, Н.Белла. Освітні індикатори й політика:
практичне керівництво (скорочена версія) // Питання утворення. 2007. № 4. С. 23-39.