Гангал Людмила Сергіївна

Науковий керівник : Косминко Михайло Васильович

Буковинська державна фінансова академія, Україна

Автоматизація обліку на підприємствах малого бізнесу

Малий бізнес є невід’ємною рисою будь-якої ринкової господарської системи, без чого така економіка і суспільство в цілому не можуть не тільки розвиватися, але навіть й існувати. Саме в секторі малого підприємництва створюється і функціонує чимала маса національних ресурсів, яка є живильним середовищем для середнього та великого бізнесу.

Одною з причин успішного розвитку малого підприємництва є ефективна та раціональна організація бухгалтерського та податкового обліку. Як показує практика ефективність обліку значно підвищується, якщо його інформація являється повною, своєчасною і динамічною, що обумовлює необхідність автоматизації облікової інформації. Cаме тому, на сучасному етапі розвитку продуктивних сил перед підприємствами, котрі прагнуть ефективно організувати свою діяльність, постає завдання вибрати програмний продукт для автоматизації обліку та управління, котрий якомога більше задовольнятиме їх вимоги.

Питанням організації обліку в умовах застосування комп’ютерних технологій присвячені праці Ф.Ф. Бутинця, В.П. Завгороднього, С.В. Івахненкова, К.Е. Калласа, М.І. Козака, К.Н. Нарібаєва, В.Ф. Палія та інших. Проте й досі залишається проблемним питання вибору програмного забезпечення для бухгалтерів підприємств малого бізнесу відповідно до специфіки діяльності їх підприємств.

Сучасне програмне забезпечення щодо автоматизації обліку розвивається за двома окремими напрямками: програми електронних таблиць або електронні бази даних (Excel, Access корпорації Microsoft, SQL, Quattro Pro фірми Borland (Inprise), SuperCalc фірми Computer Associates, Lotus корпорації Lotus Development Corp.) і безпосередньо бухгалтерські програми.

Застосування комп’ютерної техніки для автоматизації обліку та управління на підприємствах малого бізнесу має як переваги та недоліки. Як перевагу, можливо визначити, що сучасні комп’ютерні засоби дозволяють значно полегшити працю бухгалтерів та знизити трудомісткість окремих операції, зменшити кількість помилок при складанні первинних документів та зведених облікових регістрів, терміново отримувати необхідну інформацію, як недолік (особливо для малих підприємств) – високу вартість комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення, що не завжди може дозволити собі підприємство з невеликими обсягами діяльності.

Найбільше поширення серед облікових програм отримала "1С Бухгалтерія", яка має ряд переваг перед іншими подібними програмними продуктами. "1С Бухгалтерія" виступає комплексним програмним продуктом, який має багато спеціалізованих галузевих версій. Програма має гнучку конфігурацію та може бути настроєна відповідно до вимог конкретного підприємства. Різні версії цієї програми можуть бути використані для створення окремого АРМ бухгалтера або для організації системи бухгалтерського обліку на основі локальної комп'ютерної мережі підприємства з можливістю оновлення встановленого програмного продукту через Internet. Комплекс рішень "1С Бухгалтерія" передбачає ведення бухгалтерського обліку від запису господарських операцій до складання бухгалтерської звітності.

Але програма "1С Бухгалтерія" має й свої недоліки, не останнім з яких є її висока ціна, яка відповідно до версії та конфігурації складає від 1200 до 10000 грн. Крім того, робота з цією програмою потребує спеціальних знань щодо інтерфейсу та особливостей конфігурації. "1С Бухгалтерія", яка призначена для локальної комп'ютерної мережі також потребує спеціальної кваліфікації у галузі мережевого адміністрування.

Запобігти зазначеним витратам коштів та часу підприємство малого бізнесу може, якщо для автоматизації буде використовувати програму "Макро Баланс", яка безумовно не має абсолютної більшості переваг "1С Бухгалтерія". Але програма "Макро Баланс" не потребує ніяких спеціальних знань щодо її інтерфейсу та конфігурації. Для роботи з цією програмою достатньо мати базові навики роботи з текстовим редактором "Microsoft Word". Основним джерелом облікової інформації для програми "Макро Баланс" виступає журнал господарських операції, який має форму стандартної таблиці MSWord, а також може містити додаткові колонки для деталізації господарських операції. На основі журналу господарських операцій програма "Макро Баланс" дозволяє складати шахову та оборотну відомості, а також має можливість відображати облікові операції за окремими рахунками бухгалтерського обліку. Крім того, ця програма дозволяє автоматично визначати фінансовий результат та здійснювати нарахування і утримання із заробітної плати.

Ще одним досить хорошим варіантом вирішення проблеми автоматизації обліку на підприємствах малого бізнесу є використання електронних таблиць. Найбільш популярною на сьогодні є електронна таблиця Microsoft Excel.

Електронна таблиця – це проста у використанні комп’ютерна програма, призначена для обробки даних. Основна перевага електронних таблиць – простота використання засобів обробки. Робота із ними не вимагає від користувача спеціальної підготовки у області програмування. В таблицю можна вводити будь-яку інформацію: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки. Вся введена інформація у електронну таблицю Microsoft Excel може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій, а саме: проведення різноманітних обчислень з використанням потужного апарату функцій і формул; дослідження впливу різноманітних чинників на показники; рішення задач оптимізації; отримання вибіркових даних; побудову графіків і діаграм; статистичний аналіз даних.

Можливості засобів Microsoft Excel  дозволяють також формувати и бухгалтерські документи: Журнал реєстрації господарських операцій, Оборотно-сальдову відомість, Головну книгу, Форму № 1 «Баланс» та  Форму № 2 «Звіт про фінансові результати».

  За допомогою засобів Microsoft Excel формують: Платіжне доручення, Реєстр платіжних доручень, Прибуткові та Видаткові касові ордера, Журнал реєстрації прибуткових та Видаткових касових ордерів, Касову книгу, Рахунки-фактури, Видаткові та Прибуткові накладні, Розрахункову та Платіжну відомості для розрахунків з робітниками. Однак недоліком Excel є те, що вона не формує проводок по господарських операціях, а також оформлення друкованого варіанту форм звітності є значно важчим і трудомісткішим ніж у тій же 1С Бухгалтерії, де все здійснюється за долі секунди.

Таким чином, необхідність застосування комп'ютерної  техніки все частіше торкається  підприємств малого бізнесу. Це пов’язано з появою різноманітного програмного забезпечення яке дозволяє обробляти внутрішню бухгалтерську  інформацію, як в цілому по підприємству, так і по окремим об'єктам бухгалтерського обліку та формувати податкову та статистичну звітність для надання до відповідних органів. Автоматизація системи бухгалтерського обліку дозволяє істотно полегшити труд бухгалтера, позбавити його від рутинної роботи, підвищує оперативність та точність облікової інформації, дозволяє більше приділяти уваги проведенню економічного і фінансового аналізу роботи підприємства та пошуку резервів щодо підвищення ефективності цієї роботи. Саме тому підприємствам малого бізнесу необхідно визначитися з вибором програмного забезпечення для, котре б могло забезпечити всі потреби обліку підприємства і разом з тим було досить економним і не вимагало великих витрат на його придбання, а також не вимагало від бухгалтера специфічних навичок програмування. Тільки за умови вибору можна максимізувати ефективність та ведення облікової діяльності, що безумовно є необхідним кроком на шляху до розвитку і процвітання підприємства.

Література:

1.     Ковтев С. Бухгалтерский учет с помощью Excel: Полное практическое пособие для современного бухгалтера. – Издательский дом «Фактор», 2007. – 208 с.

2.     З турботою про користувача: нова версія 8.1 платформи "1С:Підприємство" // Дебет-Кредит, №15, 2008р.