Оценка резервов повышения эффективности деятельности предприятия в рамках процессного подхода к управлению

Нардин Д.С., Унтилова Е.Ю., Сержанская Р.А.

Омский государственный аграрный университет им. П.А. Столыпина

В условиях рыночных отношений, когда предприятия получают практически полную финансовую независимость, встаёт необходимость мобилизации всех внутренних резервов предприятия и дальнейшей их реализации для выживания в конкурентной среде. Совершенствование существующей системы управления и изыскание внутренних резервов – наиболее быстрый и недорогой путь повышения эффективности производства.

Процессный подход в выявлении внутренних резервов предприятия играет немаловажную роль, так как позволяет выявить резервы на границах функциональных обязанностей отдельных подразделений. Статические процессные модели позволяют описать всю деятельность предприятия в виде бизнес процессов, установить между ними связи, распределить ответственность за выполняемые функции между подразделениями в рамках организации и персоналом внутри подразделений.

Использование процессного подхода в управлении не вызывает сомнений у большинства менеджеров, ведь практически каждое предприятие на сегодняшний день работает по устоявшимся бизнес процессам, даже если они не регламентированы и слабо контролируются. Любая последовательность выполняемых действий, ведущая к созданию определенного продукта, услуги или просто имеющая практическую ценность для предприятия, является бизнес процессом и требует максимального снижения затрат и повышения результативности. Для этого и используется выявление резервов на уже имеющемся производстве [1].

Для осуществления поставленной цели необходимо определить понятие резервов, рассмотреть основные методы их оценки, более подробно разобрать сущность процессного подхода и его возможности в выявлении скрытых резервов.

В качестве объекта анализа рассмотрены бизнес-процессы, протекающие в предпринимательских структурах АПК Омской области на примере ЗАО им. Кирова.

Инструментом анализа бизнес-процессов в предпринимательских структурах является специально разработанная анкета, позволяющая провести экспресс-анализ бизнес-процессов в предпринимательских структурах АПК.

Анкета содержит семь вопросов, в том числе:

1) вопросы, оценивающие закрепление сфер ответственности участников бизнес-процессов;

2) вопросы, характеризующие уровень регламентации бизнес-процессов;

3) вопросы, характеризующие наличие показателей оценки эффективности бизнес-процессов;

4) вопросы, раскрывающие наличие недостатков в коммуникациях.

В качестве возможных вариантов ответа на вопросы были предложены следующие: А) такое иногда случается; Б) такое случается редко, В) в нашей компании таких проблем нет. Если при ответе на какой-либо из вопросов анкеты выбирается первый или второй вариант, это означает наличие определенных недостатков в управлении бизнес-процессами.

Зачастую, на границе функциональных обязанностей отдельных подразделений сложно определить сферы ответственности за определенную часть работы. В этом может помочь процессный подход, рассматривающий управление, как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.[2]

Процессный подход рассматривает компанию не как оргструктуру, а как совокупность связанных между собой процессов, которые объединяют по схожим признакам и анализируют в совокупности. При процессном подходе для анализа и оптимизации процессов, необходимо разбить всю деятельность компании на процессы и сгруппировать их по схожим видам деятельности. Проделав такую работу, предприятие увидит свои затраты на процессы маркетинга, производства, логистики и т.д. Значимые процессы в компании фиксируются, описываются, затем оцениваются в денежном выражении и группируются по схожим функциональным признакам.

Анализ процессов можно проводить в двух плоскостях – в «горизонтальной», где анализируются однородные части одного большого процесса, и «вертикальной», которая позволяет оценить однородные процессы, объединенные по специализации.

При анализе каждого процесса необходимо понять, что оптимизация данного процесса повлечет за собой, какие ресурсы в результате высвободятся и куда в последствии эти ресурсы можно применить. [3]

Основное отличие процессного подхода от структурно-функционального заключается в том, что руководители рассматривают предприятие как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, ориентированные на достижение различных целей в условиях изменяющейся внешней среды. Используя структурно-функциональный подход можно выявлять резервы только внутри отделов, в этом случае многие процессы на предприятии остаются незамеченными, следовательно, часть резервов остается нераскрытыми. [2]

Для целей данного исследования был проведен экспресс-анализ бизнес-процессов в ЗАО им. Кирова с использованием описанной анкеты. Были опрошены главные специалисты хозяйства и отдельные рядовые сотрудники. Результаты опроса представлены в таблице.

Результаты опроса персонала ЗАО «Имени Кирова»

Вопрос	Вариант ответа
Сферы ответственности №1	Б
Сферы ответственности №2	В
Регламентация бизнес-процессов	Б
Показатели оценки эффективности №1	В
Показатели оценки эффективности №2	Б
Недостатки в коммуникациях №1	В
Недостатки в коммуникациях №2	А

При анализе анкеты было выявлено, что важным недостатком управления бизнес-процессами в предпринимательской структуре является неотработанная система передачи управленческой информации от источника до лица, принимающего решение. Данный недостаток проявляется в том, что отчеты о текущей деятельности часто не содержат полной информации, могут нести в себе ошибки. В результате тратиться дополнительное время на их уточнение и приведение в необходимую для руководителей форму. Это приводит к определенным экономическим потерям, которые выражаются в следующем: потери рабочего времени на исправление и дополнение отчетности, экономические потери в связи с возможным искажением информации, на основе которой принимается решение, потери времени при принятии решений.

Еще одним существенным недостатком управления бизнес-процессами в анализируемом предприятии является слабая система показателей эффективности бизнес-процессов, не позволяющая адекватно оценить вклад отдельных структурных подразделений в полученный предприятием результат. Как следствие – не всегда удается справедливо оценить работу руководителей и персонала отдельных подразделений, что вызывает недовольство со стороны исполнителей, ведет к снижению мотивации и отдачи в работе.

Проведенный анализ показал, что в организации так же существуют проблемы с разграничением функциональных обязанностей, так как при выполнении текущих задач не всегда понятно кто и за что должен отвечать, кто должен контролировать исполнение текущих задач. Данная проблема является прямым следствием отсутствия четкой регламентации бизнес-процессов на предприятии, что также подтверждается результатами анкетирования.

Выявленные недостатки позволяют указать на основные сферы управления бизнес-процессами, оптимизация которых позволит в полной мере задействовать имеющиеся на предприятии внутренние резервы. В качестве таких резервов для ЗАО «Имени Кирова» выступают:

1) совершенствование каналов передачи информации путем разработки форм внутренней отчетности, в полной мере удовлетворяющих конечных пользователей по таким критериям как полнота предоставления необходимой информации и форма ее предоставления;

2) разработка системы показателей оценки эффективности бизнес-процессов, которая позволит оценить вклад каждого сотрудника в достигнутый подразделением результат, а так же вклад каждого подразделения в достигнутый результат в целом по предприятию;

3) четкая регламентация бизнес-процессов, что позволит закрепить сферы ответственности.

Реализация указанных мероприятий позволит существенно повысить эффективность деятельности предпринимательской структуры без осуществления существенных материально-денежных затрат, только за счет эффективного использования внутренних резервов, выявленных с использованием процессного подхода в управлении.

Литература:

1. Внедрение процессного подхода с помощью Fox Manager ФМ. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.fox-manager.com.ua/vnedrenie processnogo podhoda.html.

2. Подходы к менеджменту: системный, ситуационный, процессный. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://inform.od.ua/articles/examen/ podhody.htm.

3. Бирюлин С. О скрытых издержках или налог на неэффективность. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.e-xecutive.ru/finance/ announcement/1631299/.