4.Прикладная математика

Оқытушы, математика магистрі Омарова И.М., АИА-911 тобының студенті Оспанова А.Т.

Қ.А.Ясауи атындағы Халықаралық қазақ-түрік университеті. Қазақстан

Электронды құжат айналымы негізінде ақпараттық қамсыздандыру алгоритмі

Қазіргі қоғамның нарықтық қатынастарға толық көшуі және ақпараттандыруға бет алуы, құжаттардың басым бөлігіне жеке меншіктің орнауы, Кеңес Одағы тұсындағы құжаттарға мемлекет ықпалының бүгінде толығымен тоқтатылуы іс жүргізу мен құжаттанудың дамуын зерттеуге деген қоғамдық қажеттілікті арттыра түсті.

Соңғы онжылдықта жиналған ақпаратпен алмасуды қамсыздандыру мәселелеріне көп көңіл бөліне бастады. Осыған орай қолданбалы ақпараттық жүйелердің маңыздысы электронды құжат айналымы жүйесі болып табылады. Сондықтан да тек мемлекеттік органдардығана емес, сонымен қатар қарапайым мекемелерде де электронды құжат айналымы жүйесінің жұмыс істеуі қазіргі күні өте өзекті [1, 40-41].

Мекемеде электронды құжат айналымы жүйесін қолдану құжаттарды басқаруды, бизнес-процестерді автоматтандыруды, ақпараттарды сенімді түрде сақтау және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету сияқты мәселелерді шешеді.

Қазіргі күнгі рынокта мемлекеттік органдарда функциялары бір-біріне ұқсас электронды құжат айналымы жүйесі бар. Олардың функциялары, логикасы, архитектурасы және ондағы ақпараттың сақталу форматтары да әр түрлі болғанмен, олардың барлығы тек бір ғана мақсатты жүзеге асырады.

Электронды құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) – аймақтық алыстатылған ақпараттық массивтер арасында телекоммуникация каналдары арқылы ақпараттарды беру үшін арналған программалық кешен.

Біздің қазіргі қоғамымыз ақпараттық қоғамға айналғандықтан, электронды құжат айналымдарын ақпараттық қамсыздандыру маңызды мәселе болып отыр. Соңғы жылдары Қазақстанда электронды құжат айналымы жүйесі ауқымды дамып келеді. Ең алдымен Елбасының нұсқауымен құрылған «Электронды Үкімет», «Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесі», т.б. жүйелі зерттеу қолға алынып отыр. Отандық тарихта іс жүргізу мен құжаттану бүкіл қоғамдық қызмет түрлерімен тығыз байланысты [2, 14-15].

Қазақстанда мемлекеттік органдарда электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру құжаттама мәселелерін шешуді жаңа сапалық деңгейге көтерді. Елімізде іс жүргізудің нормативтік құқықтық базасына сипаттама беріп, талдау жасап, оның жетістіктері мен кемшін тұстарына баға беруде.

Қазіргі күні құжаттар басқарудың әмбебап құралы ретінде бөлімшелер мен жеке қызметкерлер арасында өзара байланысты қамтамасыз етеді. Бірақ қызмет көлемі өсе бастағанда мынадай қарама-қайшылық туындауы мүмкін: құжаттармен жұмыс істеу көптеген ресурстарды қажет етеді және бүкіл мекеме жұмысын бәсеңдетеді [3, 23-24].

Электронды құжат айналымын құрудың нәтижелілігі қолданушылар арасында өзара байланыс орнататын ыңғайлы интерфейстің болуы. Бұған обьектілерді сипаттау принциптерін қолдану арқылы және олармен орындалатын операциялар арқылы қол жеткізуге болады. Ақпарат кіріс құжатынан экрандық форма арқылы компьютерге енгізіледі. Оның компоненттері сол құжаттардың метаақпараттарына және қолданушылар туралы метаақпаратқа байланысты экрандық формаға сәйкес келеді (1-сурет).

1-сурет. Кіріс құжаттарының электронды түрге айналуы

Жалпы жағдайда экрандық форма – метаақпаратқа сәйкес обьект және субьект туралы электронды құжатқа салынатын сұлба. Электронды құжат айналымында қолданылатын экрандық форма компоненттері нақты қолданушының идентификаторы, паролі және рұқсат алу құқығы. Оның негізгі компоненттері 2-суретте көрсетілген.

2-сурет. Субьект мәліметтерін электронды өңдеудің сызбасы

Келтірілген сызбаның кейбір блоктарын түсіндіре кетсек, виртуалды автоматтандырылған жұмыс орны (ВАЖО) құжаттарды электронды өңдеудің ең перспективті нұсқасы. Мұндай жұмыс орындарын құру бірыңғай ақпараттық кеңістік, мәліметтерді сақтау орны, электронды құжат айналымы жүйесінің механизмі, желілік ақпараттық жүйеге қосылу (жалпы жағдайда Internet), ақпаратты қорғаудың нәтижелі құралдары, сондай-ақ телекоммуникациялық каналдарға сүйенеді [4, 1-2].

Электронды құжат айналымы жүйесінің механизмінің баптауы автоматты түрде орындалады және априорлы анықтама, атрибуттар түріндегі метаақпарат (скаляр, жіберілім, тасымалдау), құжат жағдайының модельдері (бастапқы, құрылған, орындалған, өшірілген), олармен орындалатын операциялар тізімін ұсынады [5, 15-16].

Сонымен, электронды құжат айналымы жүйесін қолдану қазіргі ақпараттық қоғамның маңызды мәселелерінің бірі болып табылады. Күн өткен сайын ақпарат көлемі, мемлекеттік басқарудың нәтижелілігі мен сапасын арттыру үшін мемлекеттік ақпараттық жүйелерінде жасалып жатқан көрсеткіштер саны артып, соған сәйкес бизнес-құрылымдар мен мемлекеттік органдар арасында құжат айналымы көлемі де артып келеді. Осы мәселелерді ескере отырып, жоғарыда қарастырылған «Электронды құжат айналымы» жүйесін қолдану құжаттармен жұмыс жасауды автоматтандырып, қолданушы уақытын үнемдеуге септігін тигізеді.

Қорытындылай келе, тек мемлекеттік органдарда ғана емес, сонымен қатар қарапайым мекемелерде де электронды құжат айналымы жүйесін пайдалану құжат айналымын ұйымдастырудың ең оңтайлы әдісі екендігіне көз жеткізуге болады. Жоғарыда қарастырылған «Электронды құжат айналымы» жүйесінің артықшылықтары мыналар болып табылады:

- Жүйенің масштабталуы;

- Әр түрлі программалық-аппараттық платформаларды қолдауы;

- Құжаттардың барлық спектріне рұқсат беруді басқару;

- Басқа ақпараттық жүйелермен интеграциялануы;

- Жұмыс орындары интерфейстерінің бірнеше топтарының болуы;

- Заңды маңызы бар электронды құжат айналымын құру механизмдерінің болуы;

- Жіберілетін құжаттың құпиялылығын сақтау үшін оны шифрлап жіберу, сондай-ақ шифрланған құжатты ашу мүмкіндіктерінің болуы;

- Бір формада отырып, электронды пошта хаттарын ашу мүмкіндігінің болуы.

Электронды құжат айналымы жүйесінің құрылымын сипаттау нұсқасы мәліметтер қоры болып табылады, оның негізінде операциялық есептер, жоспарлау мәселелері және стратегиялық басқару мәселелерін автоматтандыруға болады.

ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ

1. Сексенбаева Г.А.  Аудиовизуальные документы как источники по истории Казахстана (на материалах ЦГА КФДЗ РК): автореф. дисс. на соис. уч.ст. д.и.н.: 07.00.09. - Алматы, 2009.

2. Адельгужин А. Құжаттау және мұрағат ісі жөніндегі нормативтік құқықтық база // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 1(1). - Б.

3. Жүсіпов Е. «Басқару қызметін құжаттамамен қамтамсыз ету туралы» ҚР Заңын қабылдау қажет //Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 2(2). - Б.

4. Жакыпов М.Х. Об организации электронного документооборота в государственных органах Республики Казахстан // http://www.aic.gov.kz/documents/002_jaki.doc

5. Землянский А. А. Информационные технологии в экономике. – М.: КолоС, 200. – 336с.: ил. – (Учебники и учеб. пособия для студентов высш. Учеб. заведений).