Написание письма-подтверждения как
один из методов профессионально-ориентированного обучения иностранным языкам
Написание писем официального характера проводится с целью передачи определенной
информации. Для письма нужно владеть: а) этикетными формулами делового письма
(приветствие, прощание, запрос сведений, благодарность и т.д.); б) правилами
организации иноязычного письменного текста, включая умение оформлять адрес на
конверте; в) соблюдение правил орфографии и пунктуации.
Разновидностями письменной речи являются: тексты
поздравлений, телеграмм, приглашений, объявлений (например: о времени и месте
проведения совещания, собрания), тексты заявлений (о потере, пропаже и т.д.).
В письмах сочетаются все формы выражения мысли:
изложение, описание, повествование, рассуждение и др. Начинать обучение письму следует с более легких форм,
например: составления текста записки с просьбой принести книгу, позвонить,
сходить вместе в кино и т.д. В письмах принято придерживаться определенной
последовательности: после приветствия следует обращаться к информации,
касающейся адресата, затем сообщать то, что касается других и, наконец, самого
автора письма. Заключительная часть письма составляется в зависимости от того,
кому оно адресовано и с какой целью [1, с.264].
Письмо-подтверждение (Letter of
Acknowledgment) – это служебное письмо, в котором адресат
подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее
достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается
предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее
суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. Письмо-подтверждение
может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение
является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. Письмо-подтверждение
печатается на фирменном бланке организации [2, с. 201].
Письма-подтверждения направляются для
подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций,
прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п. Письмо может
подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие
письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.
Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к
партнеру.
Ключевами фразами в письме-подтврждении являются
[3, с. 36]:
I hereby acknowledge the receipt of (the
following documents) (Настоящим подтверждаю получение (следующих документов).
I
am acknowledging receipt of... (Подтверждаю получение
…)
It
will be brought to his attention immediately upon his return.(Мы
передадим
Вашу
информацию, как
только
он
вернется.)
If
I may be of any assistance (in...), please do not hesitate to call. (Если
Вам
понадобиться
помощь (в …), просим
связаться
с
нами.)
We
have duly received your letter of... (Мы своевременно получили Ваше письмо от ...)
We
hasten to acknowledge receipt of your letter. (Мы спешим подтвердить получение Вашего
письма.)
We
are obliged for your letter of... (Мы признательны за Ваше письмо от ...)
We
acknowledge (the) receipt of your letter of... (Подтверждаем получение Вашего письма
от...)
We confirm that... (Мы подтверждаем, что ...)
Шаблон письма-подтверждения получения [3, с. 39]:
26 Washington
75008 PARIS
France
tel: +7 911 198 11 58
email: info@englishclub-spb.ru
21
Мay 2011
The Principal
Interplay Languages
77 bd Saint Germain
75006 PARIS
Dear
Mr. Roberts,
Because
Ms. Claus is out of the office for the next two weeks I am acknowledging
receipt of your letter dated May 20, 2011. It will be brought to her attention
immediately upon her return.
If
I may be of any assistance during Ms. Claus's absence, please do not hesitate
to call.
Yours
Sincerely,
Jack
Wilson
Jack
Wilson
Литература
1.
Гальскова Н.Д., Гез Н.И. Теория обучения иностранным языкам:
Лингводидактика и методика: Учеб. пособие для студ. лингв. ун-тов и фак. ин.
яз. высш. пед. учеб. заведений.- М.: Издательский центр «Академия», 2004.-336
с.
2.
Делопроизводство:
Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –
2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К.
Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
3. Ann Raimes. Exploring Through Writing. Cambridge University Press,
1998.