Економічні науки/7. Облік та аудит

К.е.н. Булкот Г.В., студентка Красова А.О.

ДВНЗ «Київський національний економічний університет імені Вадима Гетьмана», Україна

Організація внутрішньогосподарського контролю в умовах застосування інформаційних технологій

Внутрішньогосподарський контроль як функція управління охоплює всі сфери виробничо-господарської діяльності підприємства, всі види діяльності підприємства, пов’язані з господарським процесом та всі стадії відтворення — постачання, виробництво, збут готової продукції. Внутрішньогосподарський контроль має свої особливості, які визначають його організацію

Автоматизація контрольних процедур шляхом запровадження комп’ютерних контрольних технологій може набувати різних форм, включаючи більш ефективне використання наявних варіантів конфігурації комп’ютерної інформаційної систему підприємства типу планування ресурсів підприємства (ERP), з використанням потоків робіт і технологіями їх моделювання для автоматизації процесів і керування ними від початку і до кінця

Тому, контрольні процедури, автоматизовані таким чином, що пропонують суттєві і негайні вигоди, в тому числі такі: кожен крок бізнес-процесу може бути модифікований для створення легко доступних контролюючих слідів; ліміти щодо затвердження і дозволу можуть бути встановлені у режимі реального часу, а не під час оглядів після подій; бізнес-правила, у які вбудовані контрольні технології можуть бути здійснені із повною гарантією, оскільки, якщо система не дозволяє здійснення операції, така операція просто не може відбутися; моніторинг контрольних винятків здійснюється у реальному часі, а не після виявлення. Контрольні технології створюються для забезпечення того, щоб інформаційні системи працювали належним чином. Контрольні технології можуть бути встановлені в оригінальній системі. Багато контрольних процесів можуть бути автоматизовані за допомогою початкової розробки і більш ефективного використання технології, такі як: звірка відомостей по ділянках обліку; звірка документів (наприклад, забезпечення того, щоб по кожному відвантаженню був виставлений рахунок до оплати, а суми були звірені із визнаним доходом).

З іншого боку, відділ інформаційних систем, кінцеві користувачі, або інші фахівці (наприклад, працівники відділу внутрішнього контролю) можуть додати контрольні технології та контрольні процедури в систему вже під час експлуатації. Відділ внутрішньогосподарського контролю повинен брати участь у розробці нових систем. Тільки якщо відділ внутрішньогосподарського контролю від початку бере участь в розробці бізнес-додатків і наполягає на вбудовуванні ключових механізмів внутрішньогосподарського контролю в систему обробки транзакцій ці бізнес-системи, ймовірно, не мають слабких місць. Якщо ж ні – то ймовірним є протилежне. Якість інформації, що генерується системою, впливає на здатність управлінців ухвалити відповідні рішення під час управління діями підприємства. Сучасні комп’ютерні інформаційні системи підприємства часто забезпечують можливість запитів до баз даних в режимі реального часу. Таким чином, при запиті отримується максимально оперативна інформація.

Особливості таких комп’ютерних систем обумовлюють велику ефективність проведення аналізу нових прикладних програм на предмет додавання контрольних технологій до, а не після початку експлуатації. Такий попередній аналіз дасть можливість перевірити додаткові функції, такі як детальні списки операцій або функції контролю в межах самої програми. Звичайно, інформація, яка циркулює в комп’ютерній системі бухгалтерського обліку (КСБО) за різними оцінками складає не менше половини всієї управлінської інформації в комп’ютерні інформаційні системі підприємтсва. Тому, внутрішньогосподарський контроль облікової інформації займає основне місце в побудові комп’ютерних систем.

Таким чином, для того, щоб досягти цілей контролю, контрольні технології та операційне завдання, контролювати які вони призначені, не повинні бути доручені одній посадовій особі. Наприклад, контрольна процедура щодо перевірки вимоги на придбання і операційне завдання здійснення замовлень звичайно виконується однією особою, що здійснює закупівлі. З іншого боку, контрольна процедура щодо перевірки замовлення і операційне завдання здійснення замовлення повинні завжди бути відокремленими і доручені різним посадовим особам. Якщо ці два завдання доручені одній посадовій особі, тоді вона, може вчиняти порушення й не бути виявленою іншими посадовими особами. Крім того, якщо ці два завдання доручені двом різним посадам, важливо, щоб жодна особа не мала дозволу займати ці посади одночасно.

Література:

1. Бутинець Ф. Ф., Давидюк Т.В., Євдокимов В.В., Легенчук С.Ф. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит». / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця; 3-ге вид., перероб. і доп. - Житомир: ПП «Рута», 2007. - 468 с.

2. Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту : навч. посіб. / С. В. Івахненков. — К. : вид-во «Знання-Прес», 2011. — 349 с.

3. Гужва В. М. Інформаційні системи і технології на підприємствах : навч. посіб. / В. М. Гужва. — К. : КНЕУ, 2011. — 400 c.

4. Шквіра В. Д. Інформаційні технології і системи в Україні / В. Д. Шквіра // Інтелектуальна власність. — 2010. — № 9. — С. 169—173.