Кадочникова Е.Л., Дудоркин Р.Н.

Северо-Казахстанский государственный университет им. М. Козыбаева

К вопросу о разработке информационной системы для работы секретаря ГАК

В настоящее время вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в стадию практической реализации. Все больше организаций внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Это обуславливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, и в связи с этим, их реструктуризацией. В том числе и развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения отчетности, а с другой - заставляющих идти в ногу со временем. В различных организациях возрастает необходимость в автоматизации управления и ввода электронного документооборота, с целью повышения эффективности ведения документооборота, а также упрощения работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в работе.

В процессе проведения итоговой государственной аттестации в высших учебных заведениях большая работа с документами осуществляется секретарем Государственной аттестационной комиссии (ГАК), который назначается из числа преподавателей выпускающей кафедры.

Итоговая государственная аттестация обучающихся - процедура, проводимая с целью определения степени усвоения ими государственного общеобязательного стандарта соответствующего уровня высшего профессионального образования, по результатам которой выдается документ об образовании (диплом).

Все заседания Государственной аттестационной комиссии протоколируются. Протоколы заседания Государственной аттестационной комиссии ведутся по установленным формам [1].

В протоколы вносятся оценки знаний, выявленные на государственных экзаменах или защите выпускной работы (проекта), а также особые мнения комиссии и т.д. В протоколе указывается присвоение квалификации, академическая степень, а также какой диплом (с отличием или без отличия) выдается окончившему высшее учебное заведение.

Ведение протоколов и отчетности для секретаря ГАК является очень затруднительным процессом. Для заполнения проколов трех видов вручную (о присвоении академической степени, о защите дипломной работы, о сдаче государственного экзамена) на каждого студента требуется много времени. В связи с этим данный процесс был автоматизирован, была разработана информационная система для секретаря ГАК, которая позволяет формировать необходимые протоколы. Вся информация о проведении государственной аттестации хранится в базе данных (БД), что даёт возможность ей управлять и получать необходимые данные.

При входе в систему отображается главная страница, где можно выбрать вид документа для его формирования. Все документы формируются по одному принципу: необходимо заполнить соответствующие поля и сохранить. Форма документа «Протокол заседания ГАК по рассмотрению дипломной работы (проекта)» представлена в соответствии с рисунком 1.

После открытия формы одного из протоколов, прежде всего, необходимо заполнить поле «дата/время». Далее последовательно необходимо выбрать поля: «факультет», «специальность» и «студент». Поля «председатель», «консультант», «рецензент», «члены комиссии» заполняются автоматически, после выбора конкретного студента в форме «Протокол ГАК по рассмотрению дипломной работы (проекта)». После этого необходимо заполнить поля, отражающие количество страниц пояснительной записки к дипломной работе (проекту), количество страниц приложения, отзыв научного руководителя о допуске к защите, оценку рецензента и вопросы, заданные студенту комиссией.

Рисунок 1. «Протокол ГАК по рассмотрению дипломной работы (проекта)»

Также необходимо заполнить общую характеристику студента по итогам защиты, а также поле «с оценкой». После сохранения все записи будут добавлены в БД.

Созданная информационная система может быть в дальнейшем доработана. В частности, можно добавить подсистему «Расписание», с целью формирования расписания заседаний ГАК. Так же можно реализовать систему отчетов и прогнозирования на основе статистических данных. Использование данной информационной системы значительно упростит процесс ведения документации по заседаниям работы ГАК.

Литература:

1. Приказ МОН РК № 125 от 18 марта 2008 года (с изменениями от 16.03.2011), «Об утверждении Типовых правил проведения текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестации обучающихся».