Удосконалення обліку авансів

Усатенко О.В., к.е.н., доцент кафедри обліку і аудиту ДВНЗ «НГУ»

Зікрач Ф.О. студентка 4 курсу ДВНЗ «НГУ»

Договір купівлі - продажу може здійснюватись на умові попередньої оплати, коли перша подія у постачальника (підрядчика) - це отримання грошових коштів, а друга подія - відвантаження продукції, виконання робіт, надання послуг. Треба розрізняти поняття «аванс» і «попередня оплата».

Зазвичай, попередня оплата складає всю вартість продукції (робіт, послуг), а аванс - частину цієї вартості. Аванс може також надходити в розмірі повної вартості продукції (робіт, послуг). У цьому випадку він нічим не відрізняється від попередньої оплати. Тому облік авансів і попередньої оплати є ідентичним.

Інструкцією по застосуванню плану рахунків бухгалтерського обліку для розрахунків з покупцями та замовниками передбачено рахунок 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» де відображається інформація про відвантажену продукцію, товари виконані роботи та послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселем.

Сальдо на кінець місяця відображає заборгованість покупців та замовників за одержані продукцію (роботи послуги).

Для розрахунків з постачальниками та підрядниками - рахунок 631 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками». На цьому рахунку ведеться облік розрахунків за товарно матеріальні цінності (роботи, послуги)

Сальдо на кінець місяця відображає заборгованість підприємства за отриману продукцію, товари, виконані роботи та послуги.

Облік розрахунків за виданими авансами ведуть на субрахунку 371 «Розрахунки за виданими авансами», а облік розрахунків за отриманими авансами ведуть на субрахунок 681 «Розрахунки за авансами одержаними».

На практиці, зазвичай, для полегшення обліку деякі підприємства не використовує ці рахунки.

Рахунок 371«Розрахунки за виданими авансами», використовується для відображення операцій з надання авансів різним організаціям відповідно до умов договору.

Іноді підприємства не можуть почати виконання робіт до моменту отримання авансу від замовника( будівельні, науково-дослідні, юридичні, аудиторські організації тощо). Або підприємства, для того щоб захистити себе(якщо підприємство не впевнене у покупцю) також не відвантажують товари( виконують роботи, надають послуги) до отримання передоплати від покупця (замовника).

Аналітичний облік авансів виданих ведеться по кожному окремому дебітору. 

Можливо виділити такі типові проведення на цьому рахунку:

- Кошти, що видаються у вигляді авансів підприємством своїм постачальникам (підрядчикам) на майбутні поставки (надання послуг), відображаються за кредитом рахунка обліку грошових коштів (30 «Каса» або 31 «Рахунок у банку») і дебетом рахунка 371 «аванси видані ».

- Кошти, видані у вигляді авансів підприємством своїм постачальникам, зараховані їм в оплату за виконані поставки (роботи, послуги), відображаються за кредитом рахунка 371 «Аванси видані» в кореспонденції з рахунком 631 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками ».

- Повернення не освоєних постачальниками або підрядчиками авансів (або частини цієї суми, зайво сплаченої) відображається за кредитом рахунка 371 «Аванси видані» в кореспонденції з рахунком грошових коштів (30 «Каса» або 31 «Рахунок у банку»).

Якщо підприємство не використовує рахунок 371«Розрахунки за виданими авансами» в обліку розрахунків передоплати , то кошти, що видаються у вигляді авансів своїм постачальникам на майбутні поставки (надання послуг) відображаються за кредитом рахунка обліку грошових коштів (30 «Каса» або 31 «Рахунок у банку») і дебетом рахунка 631 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”.

Формування такої проводки некоректне. Тому що згідно інструкції за дебетом рахунку 631 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображається списання заборгованості за одержані від постачальників та підрядників товарно матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги. Цей рахунок пасивний.

Тобто підприємство списує свою заборгованість за одержані товарно матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги до того як її відобразило в обліку, а це може привести до помилок у розрахунках.

Субрахунок 681 «Розрахунки за авансами одержаними» використовується для відображення операцій з отримання авансів від покупця відповідно до умов договору.

Аналітичний облік авансів отриманих ведеться по кожному окремому кредитору.

Можливо виділити три типових проведення на цьому рахунку:

 -Кошти, одержувані підприємством від покупців (замовників) в якості авансів (попередніх оплат) відображаються за дебетом рахунка обліку грошових коштів (30 «Каса» або 31 «Рахунок у банку», -) та кредитом рахунка 681 «Розрахунки за авансами одержаними».

- Кошти, отримані підприємством в якості авансів (попередніх оплат), зараховані при поставці покупцям готової продукції (товарів) або при пред'явленні замовникам двосторонньо підписаного акта виконаних робіт (наданих послуг) відображаються за дебетом рахунка 681 «Розрахунки за авансами одержаними» і кредитом рахунку 36 «Розрахунки з покупцями і замовниками ».

- Повернення неоприбуткованих підприємством (або надміру сплачених покупцем або замовником) авансів відображається за дебетом рахунка 681«Розрахунки за авансами одержаними» і кредитом рахунка грошових коштів (30 «Каса» або 31 «Рахунок у банку», - в залежності від форми їх виплати).

Якщо підприємство не використовує субрахунок 681 «Розрахунки за авансами одержаними» , то  кошти, одержувані підприємством від покупців (замовників) в якості авансів (попередніх оплат) відображаються за дебетом рахунка обліку грошових коштів (30 «Каса» або 31 «Рахунок у банку», -) та кредитом рахунка 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками».

Кредит рахунку 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» показує суму платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу, та на інші види розрахунків.

Цей рахунок є активний, і те, що підприємство закриває заборгованість покупців (Кт. Рахунку 36) перед тим як відобразило її продажну вартість є неправильним веденням обліку.

Тому з метою правильності і коректності ведення бухгалтерського обліку попередньої оплати і уникнення негараздів, помилок у ньому потрібно використовувати рахунок 371 «Розрахунки за виданими авансами» і рахунок 681 «Розрахунки за авансами одержаними».