Экономические науки/7. Учет и аудит
Белоконева Е.Ю., Колесникова Е.В. к.э.н, профессор
Институт
сферы обслуживания и предпринимательства (филиал) ДГТУ, Россия, г. Шахты
Электронный документооборот: преимущества и недостатки
На сегодняшний день, система
документооборота является ключевым инструментом деятельности любого
руководителя.
Документы - это информационная основа деятельности
предприятия, в них сосредоточено более 80% информационных ресурсов компании.
Под системой документооборота (управления документами), в самом широком смысле,
понимается совокупность правил и технологий работы с документами предприятия:
их подготовки, согласования, учета, исполнения, контроля и анализа. До
недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени
отделена от так называемого делопроизводства - технологической деятельности по
их изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов [5]. Делопроизводством занимался
специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий - служб
документационного обеспечения управления (ДОУ). Система автоматизации
делопроизводства обычно рассматривалась именно как система автоматизации
деятельности этого технологического персонала. В последнее десятилетие офисная
автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с
документами. Теперь вместо секретарей-машинисток, с помощью персональных
компьютеров, документы изготавливают
сами их авторы, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки
созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой
континент.[3] Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными
участниками технологий делопроизводства и документооборота - с момента создания
документа до контроля его исполнения и работы с документальным архивом.
Причиной автоматизации
традиционного бумажного делопроизводства стало, прежде всего, повышение
эффективности работы некоторых структурных подразделений, в то время как на
самом деле данная система электронного документооборота предполагает управление
документационной деятельностью в масштабе всего предприятия (системы
предприятий).
Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ « О
бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года, вступивший в силу с 1 января 2013
года, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в
виде электронного документа, подписанного электронной подписью [1].
Пунктом 6 ст. 10 Закона №
402-ФЗ установлено, что регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном
носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной
подписью.
Условия
признания электронных документов, подписанных электронной подписью,
равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной
подписью, установлены статьей 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об
электронной подписи» [2].
Применение
системы электронного документооборота позволяет выделить следующие ее преимущества
и недостатки, которые представлены в таблице 1:
Таблица 1 – Преимущества и
недостатки электронного документооборота [4].
|
Преимущества
электронного документооборота |
Недостатки
электронного документооборота |
|
Экономия. Отказ от
бумажного документооборота может дать значительную экономию средств. |
Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также
легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все
документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать
внешнюю систему резервного копирования. |
Продолжение таблицы 1:
|
Доступ. Электронный
документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить
в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает
мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно. |
Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой
безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и
ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном
варианте. |
|
Организация. Электронные
документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и
быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг. |
Процессы. Переход на электронный документооборот
предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Также немало важен опыт
сотрудников, которые должны уметь работать с этими системами. |
|
Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не
очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти
немало деревьев. |
Время. Переход на электронный документооборот
невозможно осуществить за короткий промежуток времени, так как отказ от
бумажных носителей, предполагает внесение достаточно большого количества
изменений в операциях. |
В заключении данной статьи можно сделать вывод, что система
документооборота стала основным инструментом непосредственной деятельности лиц,
принимающих решения, - руководителей. Повышение эффективности работы с
документами, естественно, сказывается на результатах выполнения организацией
своих функций, а так же на повышение своей конкурентоспособности.
Литература:
1. Федеральный закон от 6
декабря 2011 года №402 ФЗ «О бухгалтерском учете»
2. Федеральный закон от
06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
3. http://www.bbsoftware.ru/articles.php?id=2&idCat=4
4. http://smartsourcing.ru/blogs/it_i_biznes/2098
5. http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01.2011.php