Гавалешко С.

Наук.кер. Бійовська Л.І.

м. Чернівці

Особливості ревізії розрахунків з підзвітними особами

В сучасних ринкових умовах залишається актуальною тема контролю, аудиту і ревізії розрахунків з підзвітними особами, оскільки майже всі підприємства, державні установи і організації використовують їх у своїй діяльності, але ще існує ряд недоліків і організації і методиці її проведення.

Під час здійсненні перевірки розрахунків з підзвітними особами потрібно керуватися Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон та Методичними рекомендаціями щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України.

Ревізію розрахунків з підзвітними особами проводиться суцільним способом, насамперед перевіряють [1]:

1. Правильність видачі грошей під звіт, а саме дата видачі, сума видачі і цільове призначення авансу виданого.

2. Доцільність і законність витрачання підзвітних сум, тут слід використовувати методи аналізу та логічного зв’язку сум, строків відрядження, займаної посади.

3. Оформлення звітів про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, прикладених до них документів та своєчасність подання їх у бухгалтерію підприємства, перевіряється заповнення всіх обов’язкових реквізитів та чи наявні виправлення.

4. Перевірка достовірності визначення розмірів відшкодування витрат на відрядження по звітах про використання коштів. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням).

Для проведення ревізії ревізору необхідно перевірити такі документи як, накази й розпорядження по підприємству, звіти з прикладеними документами, дані аналітичного і синтетичного обліку з рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (журнал-ордер, оборотна відомість, головна книга), баланс, в умовах комп’ютеризованого обліку це аналіз рахунку, оборотно-сальдова відомість та ін.

Перевірку розрахунків з підзвітними особами необхідно починати з розгляду сальдо й місячних оборотів за кореспондуючими рахунками до рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Ревізор встановлює коло осіб, що мають право одержувати гроші під звіт. Список осіб, яким можна видавати гроші в підзвіт, затверджується наказом (розпорядженням) керівника підприємства [2].

Аванси підзвіт видаються із каси підприємства на господарські витрати і службові відрядження, тому потрібно перевіряти використання підзвітних сум за їх цільовим призначенням.

Під час ревізії звертають увагу на правильність ведення обліку готівки. Якщо наявні відхилення перевіряючий робить нарахування штрафних санкцій у двократному розмірі суми, яка перевищує встановлений ліміт каси, згідно з Наказом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм щодо регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. №438 [2], та накладається штраф на працівника за несвоєчасне повернення сум, та на підприємство за не сприяння повернення підзвітних сум працівниками.

Для визначення правильності та законності видатків на господарські потреби слід зіставити дані звітів про використання коштів наданих підзвіт і прикладених до них документів на оплату готівкою за виконання навантажувально-розвантажувальних робіт, а також за придбання матеріальних цінностей з даними документів, які підтверджують фактично виконану роботу і надходження матеріальних цінностей на склад підприємства [2].

Для цього порівнюють рахунки, товарні чеки з накладними на оприбуткування матеріальних цінностей, з книгами (картками) складського обліку, зі звітами завідувачів складів.

Перевіряючи оплату навантажувально-розвантажувальних робіт слід визначити, чи не завищені норми й розцінки і упевнитися в правильності оплати праці й утримань з неї. У платіжній відомості мають бути такі дані: адреса одержувача грошей, номер його паспорта, місце його видачі і прописки [3].

Ретельно перевіряють авансові звіти про використання коштів наданих на відрядження. Відтак перевіряють правильність оплати добових, витрат на проживання і проїзд. Випадки переплат чи недоплат реєструються у відомості порушень, де вказують їх характер, дату і номер документа, за яким встановлено порушення, суму переплати чи недоплати, особу винну в допущенні порушення [2].

Крім того, за наявності підтверджувальних документів відшкодовуються витрати на побутові послуги (прання, чистка, ремонт одягу, білизни, взуття), але не більше 10% добових за всі дні проживання; на бронювання місць у готелях – 50% вартості місця; на службові телефонні переговори – за узгодженням з керівництвом.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Керівникам підприємств надано право у випадках, коли розмір втрат на службові відрядження відомий заздалегідь, проводити оплату вказаних витрат за згодою працівників без подання виправдувальних документів. Розрахунок виданої суми, підписаний керівником підприємства, зберігається в бухгалтерії підприємства. Практика показує, що допускаються випадки виписування безтоварних і фальшивих документів, які оформляють оплату різних робіт нештатним працівникам. Це можна встановити способом фактичної й зустрічної перевірки і довести, що роботи не проводились або були виконані в значно меншому обсязі. Тому важливо з’ясувати, чи всі звіти про використання коштів затверджені керівником, чи вносить бухгалтер необхідні виправлення за відсутності підтверджуючих документів, а також за наявності арифметичних помилок, неправильно оформлених документів; з’ясовують, чи на всіх звітах по використання коштів є підпис бухгалтера. Старанній перевірці підлягає правильність кореспонденції рахунків, зробленої бухгалтером проти кожної суми витрат у звіті про використання коштів [2].

Отже, ревізія розрахунків з підзвітними особами має свої особливості які потребують детального вивчення, а також вдосконалення, нормативної бази яка її регулює, методів контролю які використовуються при ревізії цих розрахунків, що призведе до полегшення виявлення порушень, і буде мати превентивну дію відносно них.

Список використаних джерел:

1. Урусова З. П. Шляхи вдосконалення контролю і ревізії розрахунків з підзвітними особами / З. П. Урусова / [Електронний ресурс]/ www.rusnauka.com

2. Рогозян Л.Є., Вахлакова В.В. Ревізія і контроль: Навч. посібн. – Алчевськ: ДонДТУ, 2008. – 209 с.

3. Фінансово - господарський контроль / [Електронний ресурс]/ http://www.bibliofond.ru/