Шевчук Е.В., к.т.н., академик МАИН, Кушумбаева З.А.

Северо-Казахстанский государственный университет им. М. Козыбаева, Казахстан

Информационно-управляющая система поддержки процессов стратегического управления вузом

Современный университет как объект управления представляет собой сложную многокомпонентную систему. При этом важнейшей особенностью университета является многонаправленность его деятельности, которая обуславливает весьма сложные функциональные и организационные связи внутри вуза.

Современные университеты действуют в непрерывно развивающейся конкурентной среде. Поэтому важнейшим направлением деятельности вуза является понимание и удовлетворение потребностей и ожиданий своих потребителей. Соответственно планирование развития - важнейший механизм управления университетом. Стратегический план развития университета в целом разрабатывается с учетом положений миссии университета и стратегических приоритетов его развития. Эти концептуальные основы общеуниверситетского плана далее проектируются на структурные подразделения и тематические направления деятельности университета и служат основой соответствующих планов с учетом принятых в университете уровней декомпозиции направлений, т. е. разделения их на более мелкие.

Базой для выбора конкретной стратегии служат (наряду с миссией) определенные устремления, политика университета по разрешению ряда важнейших и актуальнейших проблем высшего профессионального образования, которые обозначились в ходе анализа эволюции системы образования.

К таким проблемам относятся: выбор модели развития университета; содержание университетского образования; позиции вуза в образовательной системе; уровень и качество образования; кадровая политика; организация научных исследований; международная деятельность; социальная политика университета и ряд других.

Содержание стратегического плана отражается в целях, индикаторах стратегических программ, взаимосогласованных по ресурсам, ответственным, условиям и срокам выполнения.

Реализация стратегических программ развития осуществляется через исполнение годовых планов университета, институтов и факультетов, кафедр и других структурных подразделений.

Координатором стратегического плана является ученый совет университета. Ученый совет университета ежегодно рассматривает результаты реализации плана в разрезе стратегических программ развития, уточняет мероприятия по реализации плана, выявляет организационные, технологические и технические проблемы в ходе реализации плана и разрабатывает предложения по их решению, а также рассматривает общие итоги выполнения плана.

Использование цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act) Э. Деминга является платформой для организации постоянного улучшения процесса управления [1].

Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действий по управлению процессом и достижению его целей. Цикл управления начинается с планирования [2].

Планирование – установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворения потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.

Выполнение – реализация запланированных работ.

Проверка – сбор информации и контроль результата на основе ключевых показателей эффективности, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

Воздействие (управление, корректировка) – принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.

На основе PDCA была разработана корпоративная информационная система управления, состоящая из подсистем, поддерживающих бизнес-процессы, соответствующие циклам постоянного улучшения.

Информационная система «Мониторинг решений коллегиальных органов СКГУ им. М.Козыбаева» реализована как проект информационно-аналитического комплекса по управлению образовательным процессом – «Электронный ректорат» [3] .

Основной целью данной информационной системы является систематизация всех решений связанных с заседаниями Ученого совета и ректората СКГУ, а также своевременное информирование всех подразделений СКГУ о решениях Ученого совета и ректората (рисунок 1).

Рисунок 1 – Структура ИС «Мониторинг решений коллегиальных органов»

Информационная система «Мониторинг решений коллегиальных органов СКГУ им. М. Козыбаева» обеспечивает возможность выполнения следующих функций (рисунок 2):

· ведение заседаний Ученого совета и ректората;

· просмотр заседаний Ученого совета и ректората;

· ведение повесток заседаний Ученого совета и ректората;

· просмотр повесток заседаний Ученого совета и ректората;

· ведение решений Ученого совета и ректората;

· просмотр решений Ученого совета и ректората;

· ведение свидетельств о выполнении решений Ученого совета и ректората по подразделениям;

· просмотр свидетельств о выполнении решений Ученого совета и ректората по подразделениям;

· мониторинг решений Ученого совета и ректората.

Рисунок 2 – Модуль «Мониторинг решений»

ИС «Мониторинг решений коллегиальных органов» является основной платформой для комплексной автоматизации процессов стратегического планирования и реализации стратегических программ вуза.

Литература:

1.Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – Стандарты и качество, 2004 – 408 с.

2. Окрепилов В.В. Управление качеством: Учебник для ВУЗов. Изд. 4-е, доп. и перераб. – СПб.: ОАО «Издательство «Наука», 2010 – 912 с.

3. A.Shpak, E. Shevchuk. Experience practice of introduction innovative technologies into educational and management activities of the university Proceedings // III International Conference «Strategy of Quality in Industry and Education», Varna, Bulgaria, Scientific Journal of the Technical University of Varna, volume 2, 2007.- P. 386-389.