Полятикіна Л.І. – к.е.н. доцент

Степановська Т.С. - бакалавр

Сумський національний аграрний університет

До питання вдосконалення первинного обліку виробничих запасів

Однією з обов'язкових умов здійснення процесу виробництва є забезпечення його предметами праці (виробничими запасами) - сировиною, матеріалами, напівфабрикатами, комплектуючими виробами тощо, з яких або за допомогою яких здійснюється виробництво продукції. Відмітною особливістю їх є одноразове використання в процесі виробництва, перенесення всієї вартості на собівартість виготовленої продукції (виконаних робіт, послуг). Тому контроль за збереженням матеріальних ресурсів, раціональним використанням їх у виробництві має велике значення.

Облік продукції й матеріалів на складі здійснює матеріально відповідальна особа за сортами згідно з правилами їх зберігання. Облік запасів ведуть в картках складського обліку (ф. М-17). Картки складського обліку матеріалів відкриваються в бухгалтерії й видаються під розписку у реєстрі, де вказуються дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Картки зберігаються у спеціальних картотеках за обліковими групами, а в середині їх, у порядку зростання номенклатурних номерів, групи та підгрупи в картотеці відокремлюють роздільниками з проставленими на них номерами.

Первинний облік товарно-матеріальних цінностей по надходженню і вибуттю здійснюється за допомогою таких первинних документів: накладна; накладна внутрішньогосподарського призначення; товарно-транспортно накладна; лімітно-забірна картка; авансовий звіт.

Накладна використовується, якщо матеріали надходять зі сторони (від населення), а також відпуск зі складу покупцю чи на інший склад.

При оформленні накладної обов’язково вказують номер, дату, назву отримувача (через кого здійснюється дана операція) і на основі чого. Вказується найменування матеріалу, одиниці виміру, ціна одиниці матеріалу, а також загальна сума. Для відображення руху матеріалів в середині господарства: при передачі сировини на переробку, на виробничі підрозділи, при переміщенні матеріалів з одного складу на інший виписують накладну внутрігосподарського призначення. Такий документ частіше всього використовується при надходженні продукції від населення. При відпуску накладна внутрігосподарського призначення оформляється тільки в разі господарських потреб, а також видачі продукції працівникам підприємства в рахунок оплати праці. Обов’язковою умовою дійсності накладної є наявність штампу про оплату.

Лімітно-забірна картка на отримання матеріальних цінностей використовується здебільшого при внутрішньогосподарських переміщеннях. Обов’язковою умовою цього первинного документу є встановлення ліміту (по кількості, ціні) на відпуск продукції. Також передбачено те, якщо деякий вид продукції був відпущений більше тієї кількості, яка потрібна в господарстві, то в такому випадку практикується повернення, але при цьому робиться помітка в документі. По закінченню місяця або використання ліміту лімітно-забірні картки здаються до бухгалтерії.

Для впорядкованості складського обліку в зв’язку зі значною різноманітністю та асортиментом товарно-матеріальних цінностей пропонується розробити облікову номенклатуру. Яка представляє собою систему кодування із застосуванням шестизначних шифрів. І в подальшому ця система не враховує потреби виробництва в обліку якості одержуваної продукції та нагромадження інформації для поточного контролю використання матеріальних оборотних засобів.

Використання документів, як товарно-транспортна накладна чи рахунок - фактура є доцільним при одержанні однотипних матеріалів. Для покупних матеріалів, які оприбутковуються на склад краще використати документ – «Прибутковий ордер» (ф. № М-4)». Даний документ треба використати після прийняття і перевірки вантажу. Прибуткові ордери виписують на фактичну кількість цінностей, що прийнятті. Даний документ може бути застосований не лише для обліку запасів, що надходять на підприємство від постачальників, але і для обліку одержаної сировини у власному виробництві. Графу «Номер паспорта» слід заповнювати при оформленні господарських операцій з цінними матеріалами.

Бланк документа «Накладна внутрішньогосподарського призначення (ф. № 87) є досить незручним і потребує вдосконалення. Зокрема, зайвими є колонки під назвою «Шифр», «Віддалення», «Одержувач», «Відправник», три останні доцільно було б замінити на одну – «№ складу» . Слід спочатку розміщувати рядок «Призначення», для того, щоб одразу було зрозуміло мету одержання матеріалу. Рядок під назвою «Через кого (кому)» слід замінити на рядок «Затребував», виключивши таким чином аналогічний рядок в кінці документа, бо як правило, особа, що затребувала отримання даного матеріалу, вказується в рядку «Через кого». Не має змісту вказувати кількість затребуваного матеріалу, бо ця кількість завжди дорівнює відпущеній.

Нерідко буває, що виникає потреба у додатковому відпуску матеріалів, які щойно були оформлені накладною внутрігосподарського призначення. Дуже громіздкою роботою є відкриття повторної накладної, отже необхідний документ, щоб був призначений для таких операцій. Таким документом може бути акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів. При оформленні цього документу слід вказати номер документу, що передує додатковому відпуску, а також окрім дати даної операції доцільним є вказання дати попереднього відпуску. Необхідним елементом даного документу вважаємо зазначення мети (причини) додаткового відпуску.

Отже, основними напрямами вдосконалення первинного обліку є зменшення кількості спеціалізованих форм первинних документів, їх уніфікація, типізація форм первинних документів, забезпечення значного скорочення кількості складних документів.