Старший преподаватель Панковец И.А.; Щербич Е.А.

Полесский государственный университет

Аспекты организации документооборота в банках Республики Беларусь

Документы, поступившие от клиентов, других учреждений банков, а также составляемые данным банком в процессе оформления и отражения по счетам соответствующих операций совершают определенное движение. Это последовательное продвижение документов от клиента в банк, внутри банка по его подразделениям, обратное движение документа к клиенту представляет собой документооборот. Все операции банков отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов, оформленных в установленном законодательством порядке. Первичные учетные документы составляются в банках и содержат информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять внутренний контроль.

При оформлении банковских операций используются формы первичных учетных документов, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь[1]. При оформлении операций по другим видам деятельности применяются типовые формы документов, которые утверждены           Министерством финансов Республики Беларусь и другими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство над бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. Первичные учетные документы, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, подразделяются на:

v                    расчетные документы. Расчетными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов. К ним относятся платежное поручение, платежное требование, платежный ордер;

v                    кассовые документы. Кассовые документы используются при оформлении операций, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка по кассовой работе;

v                    мемориальные ордера. Мемориальные ордера применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете внутрибанковских операций;

v                    внебалансовые ордера. Внебалансовыми ордерами (приходными или расходными) оформляются операции по внебалансовым счетам.

Все операции по расчетным и (или) кассовым документам клиентов, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день[2]. Оплата всех расчетных и (или) кассовых документов с текущих (расчетных) счетов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня  с соблюдением очередности платежей, установленной законодательством. Порядок использования денежных средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в течение операционного дня, определяется банком и клиентом в договоре текущего (расчетного) банковского счета с учетом требований законодательства.

Для организации работы в течение операционного дня в банке устанавливается график документооборота, предусматривающий интервалы движения бухгалтерских документов. Порядок формирования, сверки и хранения бухгалтерских документов определяется банком с учетом требований законодательства.

Данные бухгалтерских документов, послужившие основанием для совершения записей по счетам бухгалтерского учета, за каждый операционный день сверяются с данными ежедневного баланса не позднее следующего операционного дня. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные и сверенные с ежедневным балансом документы передаются для хранения. По бухгалтерским документам, хранящимся в электронном виде, составляются справки о суммах и количестве таких документов по форме, утвержденной банком.

Бухгалтерские документы, послужившие основанием для совершения записей по счетам бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета, книга (книги) регистрации открытых и (или) закрытых лицевых счетов, отчетность хранятся в течение сроков, установленных законодательством.

Правильная организация документооборота имеет большое значение. Она обеспечивает равномерную нагрузку учетно-операционного аппарата, создает нормальный режим его рабочего дня, содействует повышению производительности труда. Правильно организованный документооборот дает возможность выполнить работы в короткие сроки, осуществлять эффективный контроль за правильностью операций. Вопросы совершенствования документооборота приобретают особое значение в новых рыночных условиях хозяйствования.

Литература

 

1.    Банковский кодекс Республики Беларусь: принят Палатой предста­вителей 3 октября 2000 г.: одобр. Советом Республики 12 октября. 2000 г., №441-3: в ред. Закона Республики Беларусь от 15.07.2008 г.

2.. Инструкция об организации ведения бухгалтерского учета и составления отчетности в Национальном банке Республики Беларусь, банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь: утв. Правлением Нац. банка Республики Беларусь от 12.12.2013 № 728