Вахітова Олександра Віталіївна

Буковинська державна фінансова академія

 

АУДИТ ЕФЕКТИВНОСТІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ ПІДПРИЄМСТВА

 

З переходом до ринкових умов господа­рювання докорінно змінюється система по­стачання виробничих запасів. Суттєво роз­ширюється зона вибору контрагентів ринку сировинних ресурсів. Саме тому підприємс­тву потрібно більше уваги приділяти управ­лінню виробничими запасами на підприємс­тві, щоб знизити витрати на постачання, зберігання запасів і збільшити свій прибуток шляхом зменшення собівартості продукції.

    Визначити ефективність процедур по­повнення запасів та методів встановлення потреби в них, оцінити нормування запасів можна за допомогою проведення на підпри­ємстві аудиту ефективності. У вітчизняній літературі питанням аудиту ефектив­ності системи управління запасами приді­лено недостатньо уваги, що зумовлює вибір напряму та актуальність дослідження. Що стосується існуючого світового досвіду ау­диту ефективності, то він є вагомим, але не може бути застосований без адаптації до існуючих умов господарювання в Україні[2]

Впровадження ефективної системи управ­ління запасами в практику підприємства дає фірмам змогу значно скоротити всі види за­пасів у незавершеному виробництві, поста­чанні і збуті, прискорити оборотність оборо­тного капіталу, знизити собівартість вироб­ництва, забезпечити повне задоволення споживачів продукції. Ефективність діяльно­сті підприємства багато в чому залежить від системи управління запасами.

Головне завдання управління запасами й виробництвом у ринкових умовах - підтримка оптимального рівня іммобілізації капіталу в товарно-матеріальні запаси та вирішення двох основних завдань: визначення розміру необ­хідного запасу (тобто норми запасу) і створен­ня системи контролю за фактичним розміром запасу та своєчасним його поповненням відпо­відно до встановленої норми. Діагностику та рекомендації щодо підвищення ефективності системи управління запасами пропонуємо проводити в рамках аудиту ефективності[1].

Питанням аудиту ефективності присвя­чені праці Е.А. Аренса, який розглядає тільки загальні підходи в контексті опера­ційного аудиту. Е.А. Аренс дає таке визначення операційного аудиту: "перевірка будь-якої частини процедур та методів функціо­нування господарської системи з метою оці­нювання продуктивності та ефективності". Українські вчені дають таке саме визначен­ня цьому напряму аудиту. Ми пропонуємо визначення аудиту ефективності запасів як перевірки процедур поповнення запасів та методів встановлення потреби в запасах, оцінки заміни запасів на дешевий адекват­ний замінювач, оцінки нормування запасів з метою підвищення ефективності їх викорис­тання. Аудит ефективності стосується перс­пектив господарської діяльності. Його особ­ливість полягає в тому, що ефективність операцій та певних заходів встановити наба­гато важче, ніж їх відповідність законодавчим актам тощо. Важливою проблемою прове­дення аудиту ефективності є встановлення самого критерію ефективності, тому методи­ка його проведення має певні особливості для конкретних галузей та підприємств

Пропонуємо використовувати такі крите­рії ефективності:

-       орієнтація системи управління запасами на замовлений характер виготовлення продукції, який сьогодні є характерним для ряду українських підприємств;

-       мінімум витрат на утримання запасів. Проведення аудиту ефективності запасів на підприємстві потребує від аудитора знань з технології виробництва. По-перше, необхідно оцінити, чи всі запаси, що закупо­вуються на підприємстві, мають цільове ви­користання. По-друге, необхідно провести маркетингове дослідження з метою оцінки закупівельних цін запасів та порівняти заку­півельну ціну запасів на даному підприємст­ві з мінімальною ціною, яку можна заплати­ти на ринку. По-третє, проаналізувати, як у системі поповнюються запаси. Підприємст­во одночасно має дві протилежні цілі: ско­ротити запаси, щоб зменшити витрати на їх утримання, та збільшити запаси, щоб за­безпечити безперебійну роботу підприємства. Тому аудитору необхідно оцінити витрати на утримання запасів. Виходячи з отриманої інформації, необхідна така модель улравління запасами, використання якої б давай оптимальні результати. По-четверте, в умовах технологічного прогресу, аналізуючи технологію виробництва, іноді можна використовувати у виробництві матеріалозамінювач, який за своїми якісними характеристиками підходить для даного виробництво але дешевший і дає змогу знизити витрати підприємства. По-п'яте, необхідно оцінити обґрунтованість розрахунку норм запасів, які використовуються при відпуску їх у виробництво. Для цього пропонується аудитору виконати контрольний запуск сировини та матеріалів у виробництво з метою оцінювання норм витрачання, провести фотографію робочого дня для оцінки організації використання запасів, зробити контрольний запуск сировини та матеріалів у виробництво. Усі ці напрями робіт проводяться з метою оцінювання ефективності та продуктивності системи операцій із запасами.

Контроль за виробничими запасами - основний напрям управління полягає в перевірці всіх моментів, обсягів та етапів рух запасів від постачальника до споживача дає змогу отримувати інформацію про рух запасів між структурними підрозділами підприємства та виявляти слабкі й сильні сторони в управлінні закупівлями та в роботі підприємства в цілому. У ході контролю можна виявити розбіжності між плановим т фактичним рухом запасів. Контроль за станом запасів проводиться на основі даних обліку запасів. Системи контролю за станом запасів на практиці поділяють на дві групи: фіксованою періодичністю замовлення та фіксованим розміром замовлення[3].

Формування резервного запасу дасть змогу уникнути простоїв на підприємстві, негативних наслідків коливання пропозиції та попиту на ринку, але на сьогодні в існую­чих умовах господарювання в Україні сис­теми контролю не можуть бути використані в чистому вигляді, тому пропонується їх комбінація. їх головний недолік - занадто висока теоретичність та узагальненість. Крім того, вони потребують спеціальних ма­тематичних навичок та знань, їх розрахунок достатньо складний, навіть при використан­ні комп'ютерних програм. При цьому ці ме­тоди не дають точного результату, тому що погано адаптуються до конкретних вироб­ничих вимог.

Система управління запасами характе­ризується великою кількістю факторів, які впливають на її ефективність. Загальні ви­моги, які висуваються до системи управлін­ня запасами залежно від цілей:

 -    цілі,   які  орієнтовані  на  підприємство: швидкість отримання матеріалів, товарів та інформації;  більш прості ієрархічні структури; узгодженість і можливість ви конання   цілей   управління;   мінімізація тривалості зберігання;

-    цілі, які орієнтовані на ринок: відповід­ність управління ринковій стратегії; ди­ференційоване оформлення операцій за групами клієнтів; відповідність структури управління профілю діяльності; здат­ність до адаптації;

-       цілі, пов'язані із системною інтеграцією: відповідність потоків інформації матеріа­льним потокам; розподіл завдань управ­ління за видами продукції; чітке визна­чення відповідальності та повноважень; цілісна система персональної відповіда­льності за виконання замовлення;

-   цілі, які орієнтовані на виробничий потік: систематичність контролю за процесами управління у виробництві; децентралі­зація функцій управління; централізація стратегічних функцій; узгодження окре­мих процесів управління.

Після оцінювання системи управління запасами на підприємстві аудиторові необ­хідно проаналізувати разом з керівництвом проблеми, які мають бути вирішені в першу чергу, та виділити коло тих питань, які зо­всім не вирішувались на підприємстві.

Отже, від ефективності управління запа­сами залежать безпосередньо кінцеві ре­зультати   діяльності   підприємства.   Тому, перш за все, необхідно оцінити діючу сис­тему управління запасами на підприємстві та надати відповідні рекомендації щодо її оптимізації, що буде сприяти підвищенню результатів діяльності підприємства.

Запропонований тест діагностики дасть аудиторові змогу при проведенні аудиту ефективності встановити переваги та недо­ліки системи управління запасами на під­приємстві, надати відповідні пропозиції. З метою підвищення ефективності викорис­тання систем контролю за рівнем запасів аудитор повинен розробити та запропону­вати варіант системи контролю за рівнем запасів, який буде відповідати особливос­тям існування підприємства.

Наведені рекомендації та пропозиції в подальшій роботі ми плануємо використати в напрямі ранжування факторів впливу на ефективність системи управління запасами, розробки показників, які характеризують кожний окремий фактор та узагальненого показника, який буде характеризувати ефе­ктивність системи управління запасами.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1.     Професійний аудит в Україні / О. Редько// бухгалтерський облік і аудит. – 2009 - №7. – с. 33-37.

2.     Аудит ефективності/ І. Чумакова// Бухгалтерський облік і аудит. – 2009 - №1. с. 55-62.

3.     Удосконалення системи організації аудиторської діяльності / В.П.Бондар// Формування ринкових відносин в Україні. – 2009. - №9 – с. 16-18.

4.     Концептуальні підходи до визначення якості аудиту/ Н.С.Шалімова // Актуальні проблеми економіки. – 2009 - №5. – с. 237-248.