Економічні науки / 7. Облік і аудит

А.А. Чаплінська

асистент кафедри обліку і аудиту

Чернівецького торговельно-економічного інституту КНТЕУ

Інвентаризація товарних запасів та особливості відображення її результатів в обліку

У сучасних умовах господарювання господарський контроль є одним із найважливіших атрибутів державного і громадського життя, важливою умовою функціонування суспільства. Контроль забезпечує необхідний в економіці зворотний зв’язок, систематичне порівняння планів і фактичних результатів, що є необхідною умовою прийняття оптимальних управлінських рішень. Належним чином організований облік дозволяє постійно слідкувати за господарською діяльністю підприємства і своєчасно повідомляти про позитивні тенденції та негативні явища. Але абсолютно точної картини ні поточний облік, ні зведений облік не гарантують, оскільки можуть не відповідати дійсності. Єдиним способом контролю за точністю даних, наданих бухгалтерським обліком, є інвентаризація.

Сьогодні актуальним є питання дослідження організації та проведення інвентаризації, документування і відображення в обліку її результатів. Значний внесок у розвиток наукової думки щодо організації та проведення інвентаризації зробили такі вітчизняні та зарубіжні вчені, як М.Т. Білуха, Б.Ф. Усач, С.В. Бардаш, М.В. Кужельний, Я.В. Соколов та ін. Проте ряд аспектів проблеми потребують подальшого дослідження.

Метою дослідження є визначення сутності та значення інвентаризації, а також визначення її ролі в бухгалтерському обліку.

Під інвентаризацією розуміють: а) прийом фактичного контролю наявності окремих складових майна: б) роботу, пов’язану із визначенням майнового стану (складання інвентарю) суб’єкта, що розпочинає господарську діяльність: в) метод визначення наявності майна і зобов’язань з метою визначення фінансового результату; г) перевірку господарських засобів та розрахунків з метою підтвердження даних бухгалтерського обліку [4].

Необхідність проведення інвентаризації обумовлена значним асортиментом і кількістю запасів та їх постійним рухом як на підприємстві, так і за його межами. Мета інвентаризації – забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку і перевірити фактичну наявність запасів на підприємстві. Інвентаризація запасів проводиться з періодичністю і в терміни, визначені власником. Обов’язковим є її проведення при складанні річної звітності, при зміні матеріально-відповідальної особи, при виявленні фактів нестач і втрат запасів, за рішенням слідчих та контролюючих органів; після пожежі, стихійного лиха тощо.

Основними завданнями інвентаризації товарних запасів є:

– виявлення фактичних залишків товарів, тари і дотримання умов їх зберігання;

– виявлення залежалих товарів, що не користуються попитом;

– перевірка реальності показників обліку товарних запасів і усунення розбіжностей (якщо виникали).

Інвентаризація товарних запасів проводиться наступним чином:

1. Створюється інвентаризаційна комісія та відбувається підготовка запасів (сортування, групування) для проведення інвентаризації.

2. Безпосереднє здійснення інвентаризації. Інвентаризаційна комісія перевіряє фактичні залишки запасів та відображає їх у інвентаризаційному описі.

3. Після внесення всіх даних про фактичну наявність запасів у інвентаризаційний опис, матеріально-відповідальна особа засвідчує правильне складання опису розпискою. Підписані інвентаризаційні описи передаються в бухгалтерію для звірки фактичних залишків товарних запасів, зафіксованих у інвентаризаційному описі, з даними бухгалтерському обліку. Товарні запаси, по яких виникли розбіжності, записуються у порівняльну відомість також факт розбіжності необхідно відобразити у висновках інвентаризаційної комісії.

4. Прийняття рішень за результатами інвентаризації. Різниці, виявлені в ході інвентаризації, можуть бути відображені в обліку лише після того, як інвентаризаційна комісія прийме відповідне рішення, а керівник затвердить його. Інвентаризаційна комісія повинна прийняти рішення за такими питаннями: за якими запасами нестачу та надлишки можна відобразити як пересортування, визначити винних осіб, якщо виникла нестача запасів, та визначити суму стягнень, при виявленні надлишкових запасів визначити за якою вартістю їх відображати в обліку.

Питанню врегулювання інвентаризаційних різниць присвячено п. 11.12 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну України №69 від 11.08.1994 р. [2], відповідно до якої:

– взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортування може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той же період, що перевіряється, та однієї і тієї ж особи, яка перевіряється;

– у разі, коли при заліку нестач лишками при пересортуванні вартість цінностей, що виявились у нестачі, більше вартості цінностей, що виявились у надлишку, різниця вартості повинна бути віднесена на винних осіб. Перевищення вартості цінностей, що виявились у надлишку, проти вартості цінностей, що виявились у нестачі при пересортування, відноситься на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей і результатів фінансово-господарської діяльності;

– затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року.

5. Відображення результатів інвентаризації запасів в обліку. Первинним документом, на підставі якого бухгалтерія відображає в обліку операції щодо інвентаризаційних різниць є висновок інвентаризаційної комісії, затверджений керівником підприємства.

При виведенні результатів інвентаризації товарів у роздрібній торгівлі потрібно обов’язково врахувати вартість втрат у межах норм природного убутку. У разі виявлення нестачі товарів у сумі, що перевищує норми природного убутку, ця сума належить до стягнення з матеріально відповідальних осіб. Слід зазначити, що встановлення й аналіз причин виникнення нестач і надлишків є одним з основних завдань інвентаризаційних комісій - як постійно діючої, так і робочих.

Основними причинами виникнення нестач і надлишків у роздрібній торгівлі є такі:

– відсутність належного контролю за роботою матеріально відповідальних осіб і, як наслідок, крадіжки з боку персоналу;

– недостатній контроль з боку охорони в торговельному залі та, як наслідок, крадіжки з боку покупців;

– несвоєчасне або неправильне (тобто вибір не тих позицій товару) проведення в бухгалтерському обліку документів: накладних на прибуття товару від постачальників, накладних на відпускання в інші точки підприємства або стороннім підприємствам-покупцям; актів на списання товару;

– помилки при відображенні продажу товару через реєстратор розрахункових операцій (як правило, модуль РРО з’єднано із загальною обліковою системою): касир може набрати неправильний код товару - таке часто буває, коли штрих код ушкоджений і не зчитується.

У податковому обліку нестачі в межах норм природного убутку не виключаються зі складу валових витрат, оскільки такі нестачі є технологічно неминучими під час ведення господарської діяльності. При цьому для цілей податкового обліку вартість втрат товарних запасів, що перевищує норми природного убутку, розглядається як використання, не пов’язане з господарською діяльністю підприємства. Тому валові витрати потрібно зменшити на суму нестач відповідно до Податкового кодексу [1]. Також потрібно зменшити суму податкового кредиту на суму ПДВ, сплаченого у зв’язку з придбанням таких товарів. Щодо надлишків, то в податковому обліку вони прирівнюються до безоплатно отриманих товарів і їх вартість підлягає включенню до складу валових доходів[5].

Сьогодні особливо актуальним є питання щодо покращання аналітичності обліку недостач і втрат в умовах автоматизації бухгалтерського обліку. Адже використання сучасних комп’ютерних програм дозволяє значно підвищити достовірність облікової інформації, а також розширити можливості її використання для аналізу втрат і прийняття оптимальних управлінських рішень щодо недопущення їх в майбутньому, що є особливо важливим в ринкових умовах господарювання.

Список використаних джерел:

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI [електронний ресурс]. – доступ. - www.rada.gov.ua.

2. Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків (з наступними змінами і доповненнями): Наказ Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69. [електронний ресурс]. – доступ – www.minfin.gov.ua.

3. Олійник Т.О., Дем’яненко І.С. Інвентаризація запасів, як засіб контролю за достовірністю показників обліку [Електронний ресурс] / [Режим доступу http://www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum/Ekpr/2010_34/Zmist/21PDF.pdf] - Назва з екрану.

4. Бардаш С.В. Інвентаризація на підприємствах: питання методології і практики (на прикладі підприємств роздрібної торгівлі Житомирської області): автореф. дис. на здобуття наук. Ступеня канд. екон. наук: спец. 08.06.04 «Бухгалтерський облік, аналіз і аудит» / Бардаш Сергій Володимирович; КНТЕУ - К., 2000. — 18 с. — укp.

5. Информационно-аналитическая система по законодательству Украины Парус Интернет-Консультант [Електронний ресурс] / [Режим доступу http://consultant.parus.ua/default.asp]