студ

студ. гр. СЗОА-15 Селіна Ю. М.,

науковий керівник: к.е.н., доцент Литвиненко О. Д.

Харківський торговельно-економічний інститут

Київського національного торговельно-економічного університету

З розвитком суспільства, особливо за умов ринкової економіки, потреба в обліковій інформації постійно зростає. Таку інформацію традиційно надає система бухгалтерського обліку, орієнтована на потребу управління. Організація документообігу є важливим аспектом діяльності кожного підприємства, від якого багато в чому залежить ефективність його роботи в цілому. Від правильності організації документообігу залежить повнота, швидкість та якість відображення інформації в бухгалтерському обліку. Саме тому на сьогодні актуальним є пошук удосконалення та оптимізація документообігу на підприємствах.

Вагомий внесок у розвиток теоретичних і практичних питань з бухгалтерського обліку внесли вчені-економісти: Бутинець Ф. Ф., Білуха М. Т., Дікань Л. В. Завадський В. С., Гордіенко Л., Кулаковська Л. П., Маляревський Ю. Д., Чабанова Н. В., Щукіна Є. та інші.

Ведення бухгалтерського обліку передбачає необхідність повного та зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського життя у первинних документах, що забезпечується документуванням.

Документообіг – це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями [47].

Раціонально організований документообіг повинен забезпечити мінімальний розрив в часі між здійсненням господарської операції та отримання звітної інформації для прийняття управлінських рішень, його неправильна організація може призвести до несвоєчасної подання документів, не прогнозованості їх руху, відсутності відповідальних осіб

В результаті дослідження організації внутрішнього контролю на ПАТ «Коннектор» було виявлено відсутність графіка документообігу. Для того щоб забезпечити на підприємстві своєчасність отримання інформації для прийняття управлінських рішень та своєчасність подання фінансової та податкової звітності до відповідних органів, автором було розроблено графік документообігу, опис, розшифровка інформаційних потоків.

Слід зауважити, що при розробці графіку документообігу враховувалися, що кожний інформаційний потік має наступні ознаки:

– проблематику (до якої сфери діяльності належить інформація: до постачання, виробництва, збуту; до якого етапу обробки інформації: плануванню, отриманню сукупних витрат і т. д.);

– виконавця (людина, яка передає цю інформацію);

– періодичність (частота передачі інформації: щомісячно, щоквартально, щоденно і т. д.);

– деталізацію інформаційних потоків можна здійснювати на двох рівнях:

– на рівні всього підприємства (деталізація проводиться до рівні цеха (підрозділу), тобто інформація передається між цехами та службами підприємства);

– на рівні відділу, цеху (підрозділу) підприємства (деталізація проводиться до рівня робочого місця, тобто інформація передається між робітниками відділу, цеху (підрозділу) та пов’язаних з ними служб [1].

Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їхньої діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У ньому наводяться перелік документів, створення яких належить до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, до яких подаються документи [1].

З метою дотримання належного порядку в системі документообігу, а за потреби – встановлення слабких місць у графіку повинні бути зазначені прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до бухгалтерії для обробки і подальшого зберігання. При цьому здають первинні документи на підставі складеного реєстру.

Отже, організація документообігу на підприємстві має важливе значення, оскільки забезпечить своєчасність отримання інформації для прийняття управлінських рішень та своєчасність подання фінансової і податкової звітності до відповідних органів, що попередить виникнення юридичної відповідальності, і цьому сприятиме саме графік документообігу, бо він забезпечить контроль над процесом створення, перевірки, обробки, зберігання інформації та своєчасністю її подання. Відсутність графіку документообігу, призводить до отримання неконструктивної інформації, тому доцільно організовувати на підприємстві бухгалтерську службу контролю в обов’язки якої входитиме контроль за графіком документообігом.

Література:

1. Птіцина Л. А. Оптимізація документообігу підприємства для прийняття управлінських рішень / Л. А. Птіцина // Економічний простір: Збірник наукових праць. – 2010. – № 37. – С. 241-247.