ПЕРСОНАЛДЫ БАСҚАРУДЫҢ КАДРЛЫҚ ЖӘНЕ ҚҰЖАТТЫҚ ЖҮЙЕСІН ЖЕТІЛДІРУ

Мұхамбетова Л.К., э.ғ.к., доцент

Бирсарина А., 2 курс магистранты

Экономика, қаржы және халықаралық сауда Қазақ университеті

Астана қ., Қазақстан

«Ұжым» термині латынның «personalis» сөзінен шығады, ол жеке деген мағына береді. Зерттеушілердің бір бөлігі ұйымның ұжымы аясында, барлық жұмысшылар құрамын, тұрақты әрі уақытша мамандарды, және де олардың қызметін ұйымдастыратын қызметшілер мен жұмыскерлерді жатқызады. Енді біреулері, солардың ішінде Т.Базарова, ұжым ретінде ұйымның құрамындағы барлық адами ресурстарды жатқызады. Ал Э.Уткиннің есептеуінше, ұжым бұл ұйымның ішіндегі қызметкерлер жиынтығы, қызметтік келісімшарт арқылы жалданып жұмыс істейтіндер.

Ұжымды белгілі категориялар бойынша бөледі (басшылар, мамандар, қызметкерлер, жұмысшылар); мамандық бойынша , қызмет түрі, біліктілік көрсеткіштері бойынша бөледі. Ұжымды басқару, сөзсіз кез – келген ұйым үшін табысқа жетудің жолында шешуші маңызға ие. Соңғы кездерде ғылыми әдебиеттерде ұжымды басқару категориясын айқындауда көп жұмыс атқарылуда.

Солайша, И. Герчикованың жазуынша, «ұжымды басқару – бұл менеджер – мамандардың өзіндік қызмет түрі, олардың басты мақсаты - өндірістің жоғарылауы, шығармашылық жетілу, ұжымның белсенділігін арттыру; өндірістік және басқарушылық қызметшілерінің санын қысқарту, жұмысқа қабылдау және жұмыстан босату ережелерін жасап шығару; ұжым қызметкерлерінің қайта оқыту және біліктілігін арттыру бойынша сұрақтарды шешу» [1].

А.Кибановтың айтуынша, ұжымды басқаруды ұйым басшыларының мақсатты қөзделген қызметі дейді, ол өзіне кадрлық саясаттың стратегиясымен негізгі міндеттерін құрастыруды , сондай –ақ ұжымды басқарудың қағидалары мен әдістерін қосады [2].

Біздің пайымдауымызша, ұжымды басқару нақты мақсатқа бағдарланған ықпал етушілік, субъект пен объект арасындағы қарым –қатынас, ол басқару субъектісі арқылы іске асырылады.

Зерттеушілер ұжымды басқарудың мәселелері ретінде ұйымдық және жеке мақсаттардың біріктіру арқылы деп түсіндіріледі. В. Пугачевтің есептеуінше, ұжымды басқару тиімділігі – бұл ұйымдастырушылық және де индивидуальды мақсаттарға жету. Шетелдік әдебиеттерде, басқару мақсаттарының мінездемесіне экономикалық тиімділік және әлеуметтік тиімділік түсініктері кіреді.

Экономикалық тиімділік түсінігінде – ұжымға ең аз шығын жұмсай отырып, экономикалық нәтижелерге жету, тұрақтылық пен жоғары икемділік және де үздіксіз өзгеріп отыратын сыртқы ортаға бейімделу болып табылады. Әлеуметтік тиімділік түсінігі бойынша, қызметкерлердің қажеттіліктерінің қанағаттандырылуы және де қызығушылықтарының сәйкестілігі (еңбекақы, оның мөлшері, өзін - өзі дамыту мүмкіндігі, әріптестерімен ортақ тіл табуы және т.б.). Ұйымның басшыларына, сөзсіз, экономикалық және әлеуметтік тиімділіктің бірін – бірі толықтырып тұруы маңызды.

Кәсіпорын персоналы үшін негізделенуші факторларының бірі – қызметкерлердің құқықтарын және міндеттерін, бонустар жүйесін және сый ақы беру және персоналдың жауапкершілік ауқымын бекіту болып табылады. Сонымен қатар, Қазақстан Республикасының Еңбек кодексіндегі жұмыс беруші мен жұмыскерлердің арасындағы қарым-қатынастарының реттелген және регламенттелген енгізілген өзгерістер міндеттейді. Сол себепті персоналды тиімді басқарудың сұрақтарында персоналды басқарудың кадрлық және құжаттық жүйесі үлкен мағынаға ие болады.

Персоналды басқарудың саласында басқарушылық қызмет өзінің ерекшелік күшіне байланысты (дербес жағдайда, басқару үдерісіне қатыстырылған біраз қатысушылардың, белгіленген дайындық тәртібі, басқарушылық шешімдерді қабылдау және оны іске асыру, тіпті, қарастырылған қызмет түрін регламенттеу) құжаттандыруда және соған сәйкес құжаттарды басқаруда әділдікті қажет етеді.

Басқарудың сапасы мен жеделдігіне елеулі ықпал ететін, басқару үдерісінің және басқарушылық шешімдерді қабылдаудың маңызды бөлігі - басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету болып табылады.

Басқарушылық шешімді қабылдау барысы: ақпаратты қабылдаудан, оны өндеуден, талдаудан, дайындық және шешімді қабылдаудан құрылады. Бұл барлық кезеңдер басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етумен тығыз байланысты [3].

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – құжаттауды және ресми құжаттармен жұмысын ұйымдастыруын қамтамасыз ететін, қызмет саласы.

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің жетілдіруінің негізгі мақсаты - басқарудың барлық деңгейлерінде құжаттармен біріңғай принциптермен жұмысы, кәсіпорынның құжат айналымын ұйымдастыру, құжаттар сапасының жоғарлануы және олардың санының азаюы, прогрессивті техникалық құралдарды және жинау технологиясының тиімді қолдануы үшін жағдайларды жасау, өңдеу, қозғалыс, ақпаратты сараптау және басқару аппаратының жұмысын жетілдіру болып табылады [4].

Персоналды басқарудың құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесінің талаптарын ескере отырып, бүгінкі күннің халықаралық стандарттарына негізделген, жаңа талаптарға сәйкес, жаңа әдістемелік негіз қажет. Сол себепті, басқарудың құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесінің жетілдірудің бірінші кезеңі алгоримды құру болып табылады. Оның негізінде әрекеттегі жүйелер бағаланады және жетілдіру жүйесінің барысын құрайтын барлығын талқылайды.

Кәсіпорынды басқаруының жетілдіруін кадрлық саясат стратегиясының және персоналды басқару әдістерінің жақсартуынсыз елестеу мүмкін емес. Еліміздің экономикалық және саясаттық жүйесіндегі өзгерістер көбірек мүмкіндікшіліктермен қатар әрбір жеке тұлғаға қатерлі қауып әкеп соқтыруы мүмкін. Бұндай жағдайда персоналды басқару үлкен маңыздылыққа ие болады.

Персоналды басқарудың жақсарту мақсатында:

- кадрлық жоспарлауды ұйымдастыруын жақсарту, персоналдың қажеттілігін дұрыс болжау;

- жұмыс бастылықты басқару, бағалау, іріктеу жүйесін және персоналдың кәсіптік бағдарлануын жетілдіру;

- ұжымда жеке бас және топтық қарым-қатынастарын, сонымен қатар кәсіпорынның басшыларымен қарым-қатынастарын реттеу үшін іс-шаралар жүргізу;

- жұмыскерлердің біліктілігін арттыру және оқытуды жүргізу керек.

Ұйымның жақсарту жолындағы басқару еңбегінің сапасы бір мезгілде жоғарлануы керек. Сол үшін келесілерді іске асыру қажет:

- штаттық мамандар істей алатын жұмыстан жетекшіні босату;

- басқару аумағынының даму қажеттіліктерін уақытылы анықтау және қойылған мақсаттарды шешу;

- жеке еңбекті жетілдіру;

- жұмыс уақытын бөлудегі мақсатқа сәйкес үйлесімдерді құру (өз жұмысы үшін уақыт мөлшерін үлкейту және жиналыстарды өткізуге кеткен уақыт шығындарын азайту);

- ұйымды басқарудың жетілдіру жолындағы тиімді басқару қызметі үшін қажетті жағдайлар жасау;

- басқару аймағының арасындағы қарым-қатынастарды жақсарту.

Бірақ та соған қарамастан кәсіпорын персоналының басқаруының жетілдіру жолының негізгісі оның қаржылық және экономикалық қызметінің жетілдіруін басқару болып табылады.

Еңбек ақы төлеудің икемді жүйесін енгізу, жұмыскерлердің өзінің міндеттеріне байланысты қызығушылықтарын жоғарлатады, себебі содан жалақыны төлеу өлшемі байланысты болады, демек, кәсіпорының жетекшілігі еңбек ақы төлеудің икемді жүйесін енгізіп, орындалған жұмыстың есебін уақытылы кешіктірусіз алып тұрады.

Жұмыс уақытын тиімді пайдаланудың жетілдіруі ғылыми-техникалық прогресспен байланысты, сұрақтар қатарының азғантай шығындарын шешуге мүмкіндік береді және жұмыс өндірісінің көлемін ұлғайтады.

Тиісті ұйымдастырушылық жағдайлар құрылғанда сонда ғана технологиялық жабдықталуының жетілдірілуі мағынаға ие болады. Жұмыскерлердің еңбек қызметі белгілі бір жүйеге біріктіріледі. Сондай-ақ жұмыс уақытын пайдалануын тиімді шарттайтын экономикалық-әлеуметтік факторларға соңғы кезде аз көңіл бөлінеді.

Ұйымның мәртебесін жоғарлатуында - еңбек жағдайларын оқыту үлкен рөлді атқарады. Материалдық қызығушылық ылғи да жоспарға бірінші болып ұсынылмайды, жұмыс орнында жайсыздықты сезетін жұмыскер, жұмысын ауыстыруға тырысады. Жұмыскерді жұмыс уақытының, аптаның ұзақтығы, жұмыстағы үзілістің мүмкіндігі және түскі ас үзілісіндегі тамақтандырудың ұйымдастыруы қызықтырады. Басшылықтың жұмыс орынның жайластыру жөніндегі ұсыныстар айтарлықтай маңызды рөлді ойнайды.

Өзінің біліктілігін арттыруға ұсынылған мүмкіндік, жұмыскердің өзіннің жұмыс орынның сақтап қалу сенімділігін береді. Біліктілікті арттырумен қоса еңбек ақы жоғарланады, қызметтік баспалдақ бойынша жылжытуының жаңа мүмкіндіктері ашылады. Бұл жігерлікті және жұмысқа деген адал қатынасты туғызады. Жеке жұмыскаерлердің біліктілігінің арттыруы, ұйымның тұтастай біліктілігін арттырады.

Ұйым жұмыскерлерінің әлеуметтік белсенділіктері үшін жағдайлар жасау. Ұйым алдындағы қойылған міндеттерді орындау үшін, сонымен қатар күнделікті тұрмыстағы мәселелер үшін жеке топтардың және барлық ұжымның қатысуы қажет. Одан жоғары нәтижелер жақсы топтасқан командада жетіледі. Егер жұмыскер өзін бірлескен топтың мүшесімін деп есептесе, егер әріптестер жағынан қолдау сезінсе, онда жүктелген міндеттер көтеріңкі қайтарыммен орындалады [5].

Қол жеткізген нәтижелерді бағалау мен мадақтау. Нәтижелерді жоғарлату мақсатында сыйақы және мадақтау жүйелерін енгізу қажет. Сыйақы - бұл өзі үшін есептейтін барлық құндылықтар, ал құндылық деген түсінікті әр адам әр қалай түсінеді, олай болса сыйақының бағасы әр түрлі және оның біркелкі құндылығы. Сондықтан сыртқы сыйақымен қатар (қызмет бойынша көтерілу, қосымша төлемақылар, мадақтаулар мен қадірлеушіліктер, белгілі бір шығындарды төдеу, сақтандыру) ішкі сыйақыны жұмыстың өзі береді. Мысалы, нәтижеге жету сезімі, атқарылған жұмыстың мазмұны мен маңыздылығы. Ішкі сыйақыны қамтамасыздандырудың айрықша қарапайым тәсілі – бұл ең алдымен, жұмыс жағдайларын жасау, есептерді қою.

Персоналды басқару жүйесінің қадрлық қамтамасыздандырудың мәселесі әзірше персоналды басқару қызметіндегі мамандардың азғантай жабдықталдығымен түсіндіріледі. Оларды дайындау бүгінкі күні еліміздің көптеген жоғары оқу орындарда жүргізіледі, бірақ сонда да жақсы ұйымның мәселесі персоналды басқару жүйелері мен оны кадрлармен қамсыздандырудың еліміз үшін көкейсті мәселелердің бірі болып табылады.

Әдебиет:

1. Герчикова И. Менеджмент – М., 2004. – 502 б.

2. Кибанов А. Управление персоналом – М., 2006. – 398 б.

3. Козлов М. Совершенствуем делопроизводство и документационное обеспечение управления при помощи технологий Cognitive Technologies // http://devbusiness.ru/startup/docman/improved_dm.htm

4. www.termika.ru

5. Документирование деятельности кадровых служб // http://www.akf.spb.ru