Экономические науки/7. Учет и аудит

к.э.н. Белова М.В.

Краснодарский филиал Российского экономического университета, Россия

Значение внутрифирменной отчетности структурных подразделений в системе управленческого учета организации

Чтобы обеспечить функционирование организаций в современных рыночных условиях необходимо повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности на основе совершенствования управления производством, создание конкурентоспособной продукции и привлечение инвестиций.

Для достижения этих целей руководство субъекта должно быть обеспечено качественной информацией, которая содержится в отчетности. С точки зрения теории информации бухгалтерская отчетность – это сведения в виде отчета, систематизированные в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, установленными в законодательном порядке, уменьшающие у пользователей имеющуюся неполноту знаний согласно их информационным потребностям. Определение понятия отчетности с точки зрения информационного подхода наилучшим образом демонстрирует взаимосвязь между информационными интересами ее пользователей и системой бухгалтерского учета, формирующей эту информацию.

Учетная информация, представленная в виде системы показателей отчетности, является необходимым, но недостаточным условием успешного управления. Полученную информацию необходимо проанализировать, должна быть осуществлена оценка ее качества. В настоящее время вопросам экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности организации уделяется достаточно большое внимание. Сформулированы основные принципы экономического анализа, разработан инструментарий и методики анализа по основным направлениям деятельности организации.

Подсистема бухгалтерского учета – управленческий учет - формирует свой продукт - внутрифирменную управленческую отчетность. В настоящее время методологические основы формирования показателей внутрифирменной управленческой отчетности в полной мере не разработаны. Отсутствует не только система принципов, но и не определено место управленческой отчетности в процессе управления, слабо разработанной является методика ее формирования, многие проблемы в части определения состава форм, форматов и показателей не решены. Формы управленческой отчетности не являются системой показателей, являясь узкими по содержанию и слабо разработанными по структуре. В результате, повышаются затраты на разработку и внедрение системы внутрифирменной управленческой отчетности, снижается ее качество, что ведет к необоснованным управленческим решениям.

Методики формирования системы внутрифирменной управленческой отчетности, следуя которой можно будет говорить, о существовании необходимых условий формирования качественной информационной базы для принятия управленческих решений, содержатся в работах Н.А. Адамова, Г.А. Адамовой, Г.А. Амучиевой, Е.Э. Гусевой, В.Э Керимова и других авторов. По мнению В. Э. Керимова процесс разработки системы управленческой отчетности не должен идти от практики к теории, подгоняя теоретические положения под конкретную практическую ситуацию. Необходимо на основе разработанных теоретико-методологических положений создать информационную модель финансово-хозяйственной деятельности, наиболее полно удовлетворяющую информационные потребности пользователей [5, 138].

Таким образом, недостаточная методологическая разработанность многих вопросов, связанных с формированием внутрифирменной управленческой отчетности, и в то же время их научно-практическая значимость для деятельности коммерческих организаций, определяют актуальность темы данной статьи, ее теоретическое и практическое значение.

Несмотря на отсутствие государственного регулирования порядка формирования, индивидуальность управленческой отчетности каждой организации, система бухгалтерской управленческой отчетности должна иметь типовую методологическую основу, которую необходимо создать. В имеющихся публикациях по данному направлению нет единого мнения о сущности бухгалтерской управленческой отчетности, ее месте в системе документооборота организации, принципах, на которых она должна строиться, методике формирования и оценки ее показателей, направлениях проверки качества ее информации.

В последнее время в Российской Федерации наблюдается тенденция формирования крупных коммерческих образований со сложной организационной структурой. К таким экономическим субъектам относятся и юридические лица, имеющие в своем составе обособленные подразделения, в том числе филиалы, открытые согласно требованиям гражданского законодательства. Одной из наиболее важных задач бухгалтерского учета является процесс организации в филиалах учета доходов и расходов и финансовых результатов. При формировании предприятием филиальной сети требуется усиленная координация его финансово-хозяйственной деятельности ввиду географической удаленности структурных подразделений от юридического лица, создавшего их. Это приводит к необходимости применения качественно новых подходов к осуществлению управленческих функций, в том числе и организации эффективного управления каждым отдельным структурным подразделением.

В зависимости от самостоятельности определения финансовых результатов структурным подразделением возникает возможность применения аналитических процедур по оценке результативности его деятельности.

Преобразования организационных структур предприятий, в результате выделения структурных подразделений на отдельные балансы, неизбежно влекут за собой изменения в области ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. В условиях функционирования филиальной сети возникает необходимость составления финансовой отчетности на двух уровнях – предприятия и структурных подразделений, что обуславливается потребностью в информации о финансовой ситуации и результатах деятельности как коммерческого предприятия в целом, так и отдельно взятого филиала при принятии текущих управленческих решений и рассмотрении стратегических задач.

Нормативные документы Российской Федерации в области бухгалтерского учета не содержат специальных норм, в полной мере регламентирующих формирование финансовой отчетности предприятиями с филиальной структурой. В соответствии с законодательными актами по бухгалтерскому учету бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений. Отдельный филиал предприятия, не являясь самостоятельным юридическим лицом, не формирует бухгалтерскую отчетность в соответствии с законодательством РФ. Отчетность филиала является внутренней отчетностью предприятия и может составляться по правилам, не соответствующим нормативным актам, регулирующим порядок составления и представления бухгалтерской отчетности юридическими лицами. Это могут быть частные правила, разработанные головной организацией. Таким образом, бухгалтерскую отчетность филиала можно построить так, чтобы она отвечала требованиям, предъявляемым к информации для целей управления.

Для обеспечения управления на предприятии необходимо создать информационную систему, способную отвечать информационным потребностям менеджеров. Внутрифирменная финансовая отчетность структурного подразделения это один из наиболее сложных и важных элементов системы учета, представляющий собой совокупность данных, характеризующих результаты финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период, с учетом которых составляется бухгалтерская финансовая отчетность предприятия в целом, а также позволяющая руководству предприятия принимать управленческие решения и проводить планирование дальнейшей деятельности на ее основе.

Нормативные документы по бухгалтерскому учету не содержат определения внутренней отчетности. В экономической литературе различные авторы приводят собственные взгляды по отношению к сущности и содержанию внутренней отчетности, однако данные определения сформулированы в области управленческого учета, и не отражают специфики внутренней отчетности предприятий, имеющих структурные подразделения.

Цель составления внутрифирменной финансовой отчетности структурного подразделения - представление сведений о финансовом положении, финансовых результатах и движении денежных средств подразделения для узкого круга внутренних пользователей с целью составления финансовой отчетности всего предприятия и принятия обоснованных управленческих решений.

Внутрифирменная отчетность структурными подразделениями, исходя из цели составления, обеспечивает возможность:

- агрегирования показателей финансовой отчетности подразделения с целью составления единой бухгалтерской (финансовой) отчетности предприятия;

- удовлетворения информационных потребностей внутренних пользователей финансовой отчетности для целей принятия управленческих решений.

Внутрифирменная финансовая отчетность структурного подразделения должна составляться в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации и удовлетворять запросам внутренних пользователей отчетности, принимающих управленческие решения.

Внутрифирменная финансовая отчетность филиала должна преимущественно удовлетворять информационные потребности подгруппы внутренних пользователей отчетности «Менеджеры» с акцентом на менеджеров головной организации, т.к. именно на этом уровне управления формируется единая финансовая отчетность юридического лица, и принимаются управленческие решения по реализации стратегических и оперативных целей предприятия.

Аналогично формам бухгалтерской финансовой отчетности формирование внутрифирменной управленческой отчетности должно быть основано на системе принципов, которые можно подразделить на три группы:

- принципы, определяющие теоретическую основу внутрифирменной управленческой отчетности;

- принципы, определяющие состав и структуру внутрифирменной управленческой отчетности;

- принципы, определяющие порядок составления управленческой отчетности.

К первой группе принципов можно отнести: системность, научность, существование равновесия, учет временной стоимости денег, проверку качества, качественную существенность, технологичность,…независимость, профессии-ональное суждение, интегрированную информационную базу.

Вторая группа объединяет принципы: полезности, достаточности, законченности, краткости, качественной существенности, преемственности и сопоставимости данных, индивидуальности понятности, наглядности и аналитичности, адресности.

К принципам третьей группы можно отнести принципы: достоверности, последовательного применения учетной политики, приоритета содержания над формой, интегрированной информационной базы, конфиденциальности, профессионального суждения.

Состав результатных учетных показателей структурного подразделения определяется запросами внутренних пользователей и требованиями законодательства по бухгалтерскому учету в РФ и зависит от осуществляемых хозяйственных операций филиала, перечень которых обуславливается степенью его самостоятельности и объемом доверенности его руководителя; принятой в организации учетной политики.

Система принципов формирования внутрифирменной управленческой отчетности наглядно доказывает необходимость выделения ее в особую группу, предопределяя отличия от бухгалтерской финансовой отчетности и отчетностью, составленной в соответствии с требованиями МСФО. В то же время для реализации принципа рациональности при формировании внутрифирменной управленческой отчетности структурного подразделения необходимо использование интегрированной информационной базы, включающей в себя информацию всех подсистем бухгалтерского учета, поскольку значительная часть принципов является общими для различных видов отчетности.

Информационное обеспечение системы бухгалтерской управленческой отчетности должно быть основано на применении схемы внутри- и межструктурных информационных потоков и созданной информационной модели системы показателей управленческой отчетности. Основными этапами создания информационного обеспечения внутрифирменной управленческой отчетности являются:

- определение субъектов, участвующих в формировании бухгалтерской управленческой отчетности и потребляющих ее информацию;

- определение информационных потребностей лиц, принимающих
решение,

- формулировка цели и постановка задач, которые должны быть
решены посредством использования информации бухгалтерской управленческой отчетности;

- создание выходных документов – форм отчетности и их показателей, которые представлены в бухгалтерской управленческой отчетности;

- построение информационной модели бухгалтерской управленческой отчетности;

-упорядочение, выделение показателей для включения в базу данных, составление перечня первичных документов, содержащих входящую информацию;

- разработка регламентов, в соответствии с которыми будет
формироваться бухгалтерская управленческая отчетность по каждому объекту;

- разработка средств обработки информации об объектах бухгалтерской управленческой отчетности;

- формирование каналов поступления первичной информации;

- контроль основных параметров на каждом из перечисленных этапов, контроль качества полученной бухгалтерской управленческой отчетности в результате использования информационного обеспечения с выявлением наиболее существенных отклонений от поставленных целей, с возвратом к начальному этапу и началом нового цикла.

Формирования внутрифирменной управленческой отчетности должно содержать объективный компонент – хозяйственную деятельность организации и структурных подразделений (объекты и процессы), субъективный компонент – потребителей информации и сотрудников бухгалтерской службы, ответственных за формирование отчетности; принципы формирования управленческой отчетности, и регламенты, выступающие основой организационного обеспечения системы бухгалтерской управленческой отчетности.

Основными особенностями бухгалтерской управленческой отчетности структурных подразделений является система учетных и расчетных показателей, содержащихся в формах отчетности, представленных с использованием определенного формата, сформированных в соответствии с внутренними регламентами, характеризующими внутреннюю и внешнюю среду организации в целом и ее сегментов, и оперативно удовлетворяющих информационным потребностям внутренних пользователей информации. Внутрифирменная управленческая отчетность должна быть выделена в особую группу в составе управленческих отчетов организации.

Главным критерием, позволяющим идентифицировать внутрифирменный отчет как бухгалтерскую управленческую отчетность, по нашему мнению, является независимость субъекта составления. Кроме того, в качестве критериев признания внутрифирменного отчета формой бухгалтерской управленческой отчетности выступают срок и периодичность его составления, уровень обобщения информации в отчете и системность.

Под формой внутрифирменной управленческой отчетности следует филиала понимать систему учетных и расчетных показателей, характеризующих состояние элемента внутренней отчетности, представленного в определенном формате в соответствии с внутренними регламентами.

Элемент внутрифирменной управленческой отчетности – это обобщенная совокупность объектов, информация по которым отражается в управленческой отчетности головного предприятия, объединенных общим экономическим содержанием. С позиции использования системного подхода существует необходимость расширения состава элементов управленческой отчетности: кроме активов, обязательств, капитала, доходов и расходов, которые традиционно рассматриваются в качестве элементов внутрифирменной отчетности, дополнительно в их состав могут быть включены трудовые ресурсы, результаты инвестиционной деятельности и внешняя среда подразделения.

Способ расположения (представления) учетных и расчетных показателей соответствующей формы отчетности, обеспечивающий удовлетворение определенных информационных потребностей внутренних пользователей о состоянии элемента бухгалтерской управленческой отчетности формирует формат внутрифирменной управленческой отчетности.

Существенная часть формы бухгалтерской управленческой отчетности, включающая в себя полный набор показателей, характеризующих какую-либо сторону элемента отчетности, может быть обособлен в ее раздел.

Информация внутрифирменной управленческой отчетности – это сведения, содержащиеся в ней, которые должны снять существующую у пользователя неопределенность относительно состояния элементов управленческой отчетности структурного подразделения.

Показатель в определении бухгалтерской управленческой отчетности необходимо рассматривать с двух точек зрения: показатель как численная характеристика какого-либо свойства экономического объекта, процесса или решения ─ учетный показатель; показатель как расчетная величина, представляющая соотношение нескольких учетных показателей ─ расчетный показатель.

Учетные показатели, всесторонне раскрывающие информацию об объекте как целом, посредством раскрытия информации о его частях и справочная информация, необходимая для расчета аналитических показателей, дополняющих информацию об объекте как целом и взаимосвязи подразделений с другими объектами позволит рассчитать:

- показатели, характеризующие наличие объекта и его частей;

- показатели, характеризующие движение объекта и его частей;

- показатели, характеризующие состояние объекта и его частей.

Проанализировав опыт формирования внутренней бухгалтерской отчетности и содержание различных форм внутренней отчетности, встречающихся в литературе, автором сделан вывод, что основным недостатком существующих подходов к формированию содержания внутрифирменной отчетности структурного подразделения является то, что состав показателей конкретной отчетной формы искусственно ограничивается
показателями, связанными непосредственно с основным объектом, информация
о котором приводится в отчетной форме.

Такой подход может быть использован в том случае, когда необходимо оценить эффективность деятельности центров финансовой ответственности низкого уровня: центра затрат или центра доходов. Однако, когда речь заходит о принятии стратегических управленческих решений, то такой ограниченной информации об одном объекте, которая берется «в отрыве» от других экономических показателей по другим объектам, как правило, оказывается недостаточно для управления, что может привести к неверным выводам отно-сительно динамики результатов финансово-хозяйственной деятель-ности и к неверным управленческим решениям.

В настоящее время формируемые на практике внутрифирменные управленческие отчеты структурных подразделений являются более узкими по содержанию даже по сравнению с формами бухгалтерской финансовой отчетности, раскрывая, как правило, информацию о состоянии какого-либо одного элемента вне его связи с другими элементами. Использование такой ограниченной рамками одного элемента информации без оценки уровня взаимосвязи и взаимного влияния различных элементов друг на друга приводит к неверным управленческим решениям, как в отношении самого структурного подразделения, так и предприятия в целом. Применение системного подхода позволит устранить указанный недостаток путем формирования каждой формы внутрифирменной управленческой отчетности как системы показателей.

Список литературы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Принят Государственной Думой 22.11.2011. Одобрен Советом Федерации 29.11.2011 // http://ww.pravo.gov.ru, 07.12.2011.

2. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.10.2008 № 106н (в ред. от 08.11.2010 № 144н) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2008. - 3 ноября. -№44.

3. Друри К. Управленческий и производственный учет /К. Друри. - М.: ЮНИТИ, 2002.-1412с.

4. Керимов В.Э. Бухгалтерский управленческий учет / В. Э. Керимов. - М.: Дашков и К, 2012. – 432с.

5. Ansoff I. Corporate Strategy / I.Ansoff - New York: Mc Graw Hill,1965. – 415s.

6. Black H.A. Accounting in Business Decision / H.A. Black. - Prentice Hall, 1967. - 745s.