Д.э.н., Сейдахметова Ф.С., Илияс А.К.

Евразийский Национальный Университет им. Л.Н.Гумилева

Возможности учета с помощью современных бухгалтерских программ

Создание огромного количества документов заставляет компьютеризировать все процессы производства и управления. К примеру, каждый год только в США создается 1,3 трлн. документов, но только 5% из них хранится в бумажной форме. Использование самых передовых достижений компьютеризации бухгалтерского учета неразрывно связано с применением различных версий и программных продуктов.

Появление быстродействующих операционных систем, которые обладают большой емкостью оперативной и внешней памятью на жестком магнитном диске, широким выбором внешних устройств ввода-вывода информации, ориентированных на выполнение функций формирования первичных документов и учетных регистров, позволило по-новому подойти к вопросам организации машинной обработки бухгалтерских задач. В этой связи, централизованная обработка бухгалтерских задач с применением однопрограммного режима работы заменяется на децентрализованную, предусматривающую установку ПЭВМ на рабочем месте бухгалтера. Это дает возможность использовать компьютеры на малых и средних предприятиях для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности, а также решать отдельные учетные задачи более высокого уровня.

Можно выделить три стадии в развитии рынка бухгалтерских программ:

1 стадия - начало 80-х годов, когда поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших ЭВМ и созданием так называемых «программных самоделок»;

2 стадия - начало 90-х годов и возникновение необходимости создания программных продуктов для ведения простой бухгалтерии, сопровождаемая неуклонным ростом сети коммерческих структур;

3 стадия - конец 90-х годов, связан с переходом от упрощенного учета к профессиональному, в том числе управленческому учету.

Значительные результаты в этой области достигнуты в России, поскольку современные российские разработки нацелены на расчеты, связанные с организацией аналитических процедур, работу с несколькими планами счетов, накопление статистической информации и др. Наиболее популярными программами здесь являются такие, как «Турбо-бухгалтер», Программный комплекс «БЭСТ», комплексная информационная система «Галактика», «Хакерс-Дизайн» («Финансы без проблем»). Успешными считаются программные продукты таких фирм, как «Инфософт», «Пари-тетСофт», «Инфин», «Парус», «Атлант Информ» и др.

В целом программы, используемые на компьютере, принято подразделять на 4 класса:

1) системные - универсальные программы, предназначенные для использования многих вспомогательных управленческих и учетных задач. Они обеспечивают гарантированную работу прикладных программ и посредством операционных систем осуществляют режим диалога с пользователями, а также подключают к работе прикладные программы;

К прикладным программам бухгалтерского учета относятся 1С, Инфо-бухгалтер, «Турбо-бухгалтер», «Финансы без проблем», с фиксированным количеством решений с механизмом параметрических настроек («Галактика», «Инфософт», «Парус») и подразделяются на 6 классов, такие, как:

− мини-бухгалтерия - для предприятий с малым количеством участков учета,

− интегрированная система бухгалтерского учета - для обработки информации расширенного аналитического учета,

− инструментальная система (конструктор) для квалифицированного персонала, способного выполнять конструирование,

− комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ) - для предприятий с бухгалтерией, имеющей выделенные участки учета,

− программы для ведения отдельных участков учета - для решения учетных задач подмножества программ класса «Комплекс АРМ»,

− заказные системы - для заказчиков и поэтому не подлежат тиражированию;

При значительном количестве учитываемых операций программы позволяют организовать обработку информации на нескольких рабочих местах в локальной сети. В случаях, если рабочие места бухгалтеров не соединены каналами связи, то работа между ними разделяется с помощью организации нескольких журналов хозяйственных операций. В каждой программе имеются режим типовых операций, справочники аналитических признаков хозяйственных операций, формируемые заранее в соответствии с принятой на предприятии системой бухгалтерского учета.

Наряду с указанными свойствами существуют также возможности использования так называемого «встроенного язык», который может формировать внутренние отчеты или создавать другие достаточно сложные алгоритмы обработки информации в бланках, журналах, картотеках и т.д.

Находят распространение наборы программных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При изменениях законодательства и методологии учета многие фирмы, занимающиеся программными продуктами, оперативно выпускают обновления конфигурации, которые распространяются среди зарегистрированных пользователей. Причем режим обновления позволяет загрузить новые возможности без потери введенных пользователем данных.

Одной из важных в проблеме программного обеспечения учета на предприятии является необходимость в специализированной правовой информационной базе данных не только по законодательным актам, но и разъяснительным и консультационным материалам бухгалтерского характера.

В Казахстане находят широкое применение такие пакеты программ, как «Лука-бизнес», версия «ЛУКА-Рго», ТСВ-бухгалтерия, Sса1а, система К/3 фирмы SАР АО, программный комплекс «Алтын», «Галактика»и другие.

Программа «Лука-бизнес», которая представляет собой законченное, готовое к применению сразу после установки на компьютер приложение в виде набора модулей предназначен для автоматизации всех участков учета на предприятиях и в организациях различных отраслей и самых разных масштабов хозяйственной деятельности. Отличительными свойствами данного пакета программ являются: доступность средств работы со всеми участками бухгалтерского учета на общей базе данных; в полном объеме поддерживаются операции налогового учета в соответствии с текущим законодательством Республики Казахстан; в качестве учетных регистров используются два счетных плана бухгалтерский и вспомогательный. С каждым счетным планом связан главный журнал; для каждого вида документов (хозяйственных операций) существуют отдельный журнал и свое меню управления программой; работа пользователей заключается в оформлении первичных документов (выписка счетов, накладных и пр.), по мере исполнения которых автоматически формируются и отражаются (проводятся) на регистрах бухгалтерского и вспомогательного планов счетов учетные записи в Главном журнале. При этом «Лука» поддерживает связи между первичными документами и учетными записями Главного журнала.

Говоря о версии «ЛУКА-Рго», разработанной отечественной компанией и учитывающей все особенности бухгалтерского учета, данная программа представляет возможность формирования первичные документы от лица поставщика товаров и услуг и позволяет оперативно получать правильно оформленные документы от других организаций. Кроме того, она изначально ориентирована на разработку приложений с развитым аналитическим учетом. Это достигается благодаря возможности использования в приложениях неограниченного числа балансовых и забалансовых планов-счетов путем мощных механизмов картотек.

Также существует версия «Лука-Бюджет», посредством которой осуществляется казахстанский бухгалтерский учет в государственных учреждениях.

В крупных казахстанских компаниях, где много структурных подразделений, находит применение интегрированный пакет приложений и инструментов К/3 для управления бизнесом, предназначенный для работы в гетерогенной корпоративной сети. Его особенность в эффективном использовании многоуровневой архитектуры «клиент - сервер», который создан немецкой фирмой SАР АО. Данная версия изначально получила распространение в российской системе бухгалтерского учета. Отличительными свойствами являются многофункциональность, высокая надежность и пригодность для любой сферы бизнеса. В частности, обширная система отчетности отвечает требованиям международных и национальных стандартов. Одним из главных преимуществ является высокая степень интеграции, а также постоянный контроль деловых процессов вне зависимости от границ структурных подразделений. В пакет входит более 70 программных модулей для запуска приложений среднего и крупного масштаба: по финансовому учету и бухгалтерии, контроллингу, управлению материальными потоками, техническому обслуживанию и др. Благодаря модульной структуре этой системы пользователи могут выбирать из них наиболее подходящие для своей компании.

Весьма важное нововведение в современной бухгалтерской практике - применение программы «1С: Бухгалтерия». Прежде всего - это универсальная бухгалтерская программа, которая может быть настроена самим бухгалтером на любые изменения законодательства и форм учета. В настоящее время она успешно используется на небольших и крупных предприятиях, акционерных обществах, бюджетных организациях и других субъектах хозяйствования. Наряду с нашей республикой, программа получила развитие в России, на Украине, в Беларуси, Прибалтике и других странах постсоветского пространства.

Достоинством программы «1С: Бухгалтерия» является то, что она может быть использована как для простого, так и для сложного учетов. При этом простое использование подразумевает ввод проводок (корреспонденции), получение оборотных остатков, карточек счетов Главной книги, ведение кассы, банка, печати платежных документов, выдачу отчетов для налоговых органов. Полностью возможности программы раскрываются при ведении аналитического учета. В субъектах малого предпринимательства (коммерческие, торговые фирмы) с помощью данной программы можно вести учет наличия и движения товаров, расчеты с покупателями и поставщиками, учет валюты, договоров. В производственных компаниях в количественном и суммовом выражениях ведется учет материалов на складах, учет основных средств, готовой продукции и другие подразделы учета.

1) Ежегодно версии данной программы дополняются, расширяя возможности настройки структуры ведения бухгалтерского учета. Существенное развитие получают механизмы, связанные с конфигурированием, администрированием и производительностью системы.

Для аналитического учета программа позволяет вести неограниченное количество справочников аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствам и т.д. Для обобщенного названия группы объектов аналитического учета в программе «1С: Бухгалтерия» используется термин «субконто». Список субконто вводится и корректируется в режиме «виды субконто» раздела «Операции» главного меню. Его можно менять также при просмотре счетов бухгалтерского учета и при вводе операций.

Говоря о новых версиях «1С», следует отметить, что в нее введены возможности создания разрезов аналитического учета, предназначенных исключительно для анализа оборотов счета без учета остатков по счету. Это позволяет организовать независимый аналитический учет по видам поступлений и направлениям расходов, видам прибылей и убытков и т.п.

Для организации аналитического учета важна возможность отключения для отдельных ее разрезов ведения количественного, валютного и суммового учетов. В свою очередь, для учета материалов можно вести учет в разрезе мест хранения не только в натуральном выражении, но в разрезе самой номенклатуры материалов и в натуральном, и в стоимостном выражениях. Такая настройка аналитического учета, с одной стороны, позволяет вести складской учет, а с другой - обеспечивает корректное списание себестоимости материалов без учета их распределения по складам.

Наряду с этим, в новых программных продуктах можно создавать универсальные документы, которые позволяют вводить данные для формирования проводок в корреспонденции с другими счетами. При этом каждый счет может иметь оригинальную настройку. В зависимости от выбранного счета программа предлагает заполнить значения аналитики, соответствующие настройке счета, а если по корреспондирующему счету учет ведется в натуральном выражении, то запрашивается и количество. На основании введенной информации программа автоматически формирует проводки по всем корреспондирующим счетам. Такой документ является универсальным и может использоваться без внесения изменений в его настройку для всех счетов, на которые относится сумма того или иного счета.

Кроме того, в новых версиях появилась возможность произвольной перестановки строк табличной части документов и сортировки строк по значениям различных колонок, например по наименованиям товаров или по суммам.

Дальнейшее развитие получили и средства программы, ориентированные на ручной и полуавтоматический ввод операций. Например, если заполнен список корректных проводок, то при вводе операции вручную выбор корреспондирующего счета проводки может осуществляться не только из плана счетов.

Начинающие пользователи для автоматизации ввода однотипных операций часто применяют режим «Типовые операции» - это наиболее простой способ ускорения ввода данных. В новой версии появились средства выгрузки типовых операций в файл и загрузки из файла, что позволяет переносить созданные типовые операции из одной информационной базы в другую.

Для отдельных полей типовых операций можно задать подсказки в виде конкретных данных.

Помимо этого, в последней версии введена возможность создания отчетов, выдающих различные данные не только по всем или конкретному объекту аналитического учета, но и по произвольному набору объектов, задаваемому по списку.

Любой отчет или печатную форму документа можно записать в формате электронной таблицы МS Ехсе1, чтобы затем проводить дополнительный анализ или иметь возможность посмотреть документ на компьютере, на котором не установлены программы системы «1С: Предприятие». В состав системы включен механизм построения отчетов с деловой графикой. В новой редакции типовой конфигурации появился стандартный отчет «Диаграмма», который позволяет представлять данные бухгалтерских итогов в графическом виде в различных разрезах.

Необходимо отметить и новые возможности, позволяющие сделать работу с программой более удобной и наглядной. Например, в журналах, документах и отчетах отрицательные суммы показываются красным цветом. В нижней части главного окна программы размещается панель окон, с помощью которой можно быстро переключаться между открытыми справочниками, журналами, документами, отчетами.

Весьма важным новшеством является развитие средств конфигурирования, ориентированное на то, чтобы изменения в конфигурацию мог вносить пользователь, не имеющий навыков программирования. С этой целью в режим конфигурирования внесены разнообразные конструкторы, которые в состоянии визуально изменять конфигурацию. Так, «Конструктор отчетов» может создать сложный отчет по данным бухгалтерского учета с различными разрезами по счетам аналитики, периодам, валюте и др. При работе с конструкторами действия пользователя сводятся к выбору из различных вариантов, предлагаемых конструктором. Это позволяет не только легко создавать документы и отчеты, но и осваивать их на примерах средств настройки программы «1С: Бухгалтерия». В целом последняя версия и ее свойства включают в себя все разнообразие заложенных в нее возможностей, в том числе гибкий аналитический учет, автоматическое формирование операций документами, ежеквартально обновляемые регламентированные отчеты (бухгалтерские, статистические, налоговые и др.) и многое другое.