Ткачук І.М.

Луцький державний технічний університет, Україна

Організація та принципи документообігу

Документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Що розуміють під терміном документообіг? З однієї сторони – він ототожнюється з поняттям канцелярії, з іншої – це більш масштабне поняття, що охоплює всі інформаційні потоки господарюючого суб’єкта. Документообіг можна поділити на управлінський, який безпосередньо пов'язаний з управлінням людьми, організацією і бізнес-процесами, та технологічний, де документ – вже є носієм не управлінської дії, а визначеної порції інформації в технологічному процесі.

Організація роботи з документами є важливою складовою при прийняті управлінських рішень, особливо в умовах розвитку ринкових відносин. Адже «…документ – це текст (як логічна послідовність мовних і немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження та розповсюдження (передача) інформації в просторі і часі.» [ 4 ]

І з цим важко не погодитись. Як зазначає Матвієнко О.В., документ – це сукупність трьох складових: 1) фізична реєстрація інформації; 2) форма подання інформації; 3) активізація певної діяльності. [ 5 ]

Істотною стороною ведення діловодства у бухгалтерії є систематизація і збереження всіх документів, що тут утворюються, необхідних згодом не тільки для аналізу фінансово-господарської діяльності, але і для пред'явлення цих документів при перевірці, а також для здачі на збереження у встановленому порядку у архіви.

Уся документація бухгалтерії поділяється на три документальних потоки:

1) вхідні (що надходять) документи;

2) вихідні ( що відправляються) документи;

3) внутрішні документи.

Бухгалтерські документи надходять у загальному потоці документів і є частиною документального фонду організації в цілому та формують документооборот. Під документооборотом розуміється "рух документів в організації з моменту їхнього створення або одержання до завершення виконання або відправлення". [ 2 ]

Багаточисельні види документів (фінансові, обліково-статистичні, організаційно-розпорядчі) – це «продукт» праці працівників бухгалтерії, який відображає життєздатність підприємства і перспективи його подальшого існування. Від чіткості і оперативності обробки та руху документів в кінцевому етапі залежить швидкість прийняття рішень. Тому раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де несвоєчасне опрацювання фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків.

Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку, що забезпечує:

- стабільність роботи бухгалтерської служби;

- чіткість руху та оперативність обробки документів;

- своєчасність прийняття управлінських рішень. [ 6 ]

Згідно Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації. [ 1 ] А основні правила складання графіка документообігу, а також загальні норми і правила оформлення документів викладено в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. [ 2 ]

Сучасний документообіг повинен ґрунтуватись на таких принципах:

1) системності – при розробці документообігу необхідно враховувати встановлені існуючі взаємовідносини між бухгалтерією та іншими структурними підрозділами підприємства;

2) відкритості – врахування можливості доповнення і оновлення руху документів без порушення функціонуючого порядку;

3) ефективності – забезпечення раціонального співвідношення між затратами часу на створення документу і його передачею в архів.

Література:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінасову звітність в Україні» №996-ХІV від 16.07.1999р., зі змінами та доповненнями.

2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995р.

3. Загородній А.Г., Вознюк Г.Л., Партин Г.О. Облік і аудит: Термінологічний словник. – Львів: «Центр Європи», 2002. – 671с.

4. Кулешов С.Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми. – К.: Укр. ІНТЕІ – 1995. – 190с.

5. Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи менеджменту інформаційних систем: Вид. 2-ге, перероб. та доп.: Навчальний посібник. – Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 176с.

6. Організація бухгалтерського обліку. Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів./ За ред. проф. Бутинця Ф.Ф. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 592с.