Вайлупова Л.П., Диордиященко О.В.

Харьковский государственный университет питания и торговли

Первомайский факультет

Составление деловых документов

Расширение международных политических и экономических связей, открытие страны для внешнего мира привели к тому, что спрос на квалифицированных специалистов, знающих иностранные языки намного превышает предложение. Возросла также роль изучения иностранных языков, среди которых, безусловно, лидирует английский язык, знание которого дает доступ к сокровищнице мировой культуры, достижениям науки и техники, возможность деятельности практически в любой стране мира.

Наш университет готовит специалистов, от которых, помимо профессиональных знаний требуется еще и умение разбираться в текущей политической и экономической ситуации, знание английского языка, приобретение навыков в оформлении документов, ведении деловой переписки.

Сейчас, когда в нашей стране открылись широкие возможности для частного предпринимательства, для создания совместных предприятий и налаживания прямых контактов с зарубежными партнерами, роль английского языка неоценима. Это и беседы с представителями инофирм, и заполнение различных анкет, открытие банковских счетов, получение кредитов, оформление накладных, заключение договоров и контрактов, техническая документация и, конечно же, деловая переписка между партнерами по бизнесу.

Переписка в англоязычных странах осуществляется по особым правилам, заметно отличающимся от общепринятой практики составления писем в нашей стране. В деловых письмах используются присущие им формулы речевого этикета и особые правила их грамотного оформления.

Деловая переписка включает в себя: уведомления, заказы (заявки), жалобы (рекламации), приглашения, заявления о приеме на вакантную должность, резюме, рекомендательные письма, телеграммы и др. Остановимся подробно на составлении деловых писем.

Деловое письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без деловой переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо личностного характера может наилучшим образом представить фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего партнера. Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие деловые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.

Прежде всего, деловые письма следует писать с позиции корреспондента. Необходимо посмотреть на проблему с точки зрения лица, которому пишется письмо, осмыслить его желания, определить, в чем он заинтересован и какие у него проблемы. Чтобы письмо было эффективным, важно видеть вещи не только своими глазами, но и глазами другого лица. Письмо должно звучать искренне, читающий должен верить тому, что в нем пишется, ничего не подвергать сомнению. В противном случае письмо будет абсолютно неэффективным. Деловое письмо, связанное с предложением какого-либо товара, услуги или идеи, должно быть живым, написанным с «огоньком», убедительным, не содержащим каких-либо отрицательных мыслей, (по принципу составления рекламы). Убедительность в неподдельности делового предложения передается людям, и они положительно откликаются на нее.

Хорошие манеры важны не только в личных контактах, они важны и в деловой переписке. Поэтому любезность, уважение прав и чувств другой стороны должны неизменно пронизывать деловое письмо. Следует не обвинять, а приводить только факты, не критиковать или высмеивать лицо, которому пишется деловое письмо. Злое, раздражительное письмо не приведет к желаемому результату. Любая мысль может быть выражена вежливо, сдержанно и с достоинством. Тактичность в деловых письмах - залог успеха.

Прежде чем писать деловое письмо, следует определить его цель и способы ее достижения. Письмо следует планировать подобно тому, как лектор планирует свою лекцию или писатель - главу книги, тщательно обдумывать текст письма. В деловом письме не должно быть личных отклонений, следует писать только то, что необходимо сообщить или что хочет знать корреспондент. Не рекомендуется писать общих фраз, каждая фраза должна работать на достижение поставленной цели, поэтому она должна быть короткой и легко читаться. Новую мысль, которую хочется выделить, следует начинать с нового абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. От них зависит, будет ли письмо внимательно прочитано или сразу же будет брошено в корзину. Первое предложение должно быть как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которой пишется деловое письмо, чем сразу же привлекается внимание или вызывается интерес у корреспондента. Что же касается заключительной фразы, то она должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него ответную реакцию.

Не менее важно серьезно отнестись к внешнему виду письма. О внешнем виде делового письма следует заботиться так же, как и о своем личном. Прежде всего, фирма должна иметь свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошей бумаге. Бланк должен быть простым, красивым, с указанием названия, адреса, а также характера вашей фирмы. Хороший бланк - это уже хорошая реклама, хотя он не должен выглядеть рекламой. Он должен быть крупным, четким, вызывающим уважительное отношение.

Все деловые письма следует печатать четким шрифтом и текст его должен располагаться так, чтобы он соответствовал размеру бумаги. Он не должен печататься сжато и быть приподнятым вверх или опущенным до самого конца листа бумаги. Деловое письмо должно выглядеть привлекательным, не носить элементов спешки или неуважительности.

Подписывать и отправлять можно только те деловые письма, которые отпечатаны чисто и аккуратно, без исправлений, с красивым расположением его содержания, без ошибок и помарок, приятные для глаз, и которые произвели бы первое приятное впечатление на получателя.

Независимо от того, короткое или длинное деловое письмо, его расположение должно быть хорошо сбалансированным. Если содержание письма не поместилось на одной странице, следует пользоваться вторым листом, но никогда не заканчивать его на обратной стороне листа. Как правило, все деловые письма пишутся через один интервал, оставляя два интервала между абзацами. Однако короткие письма имеют лучший вид, если они отпечатаны через два или три интервала. Можно не предусматривать абзацы, но если они есть, то они должны все начинаться точно на одном расстоянии от полей. Разные отступления абзацев от полей придают письму небрежный вид.

Деловые письма должны выглядеть так, чтобы их было удобно читать, Поэтому следует излагать свою мысль короткими фразами и недлинными абзацами. Новую мысль необходимо начинать с нового абзаца и выражать ее коротко и ясно.

Немаловажным фактором для достижения эффективности делового письма является его грамотность. Грамматические и орфографические ошибки или ошибки в пунктуации вызывают у читателя предвзятое, настороженное отношение, что может привести к потере уважения и доверия, а деловое письмо сделать абсолютно неэффективным. Правильная пунктуация исключительно важна, поскольку она подчеркивает и уточняет мысль автора письма, делает письмо более понятным.

Деловые письма разных стран по своей форме не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из шести элементов:

1. данные адресата, дата - число, месяц, год;

2. внутренний адрес - имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3. вступительное обращение - вежливое приветствие;

4. текст письма - изложение сути вопроса;

5. заключительная форма вежливости ;

6. подпись

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Данные отправителя делового письма помещаются в правом верхнем углу листа и содержат его имя, фамилию, адрес и телефон. Адрес пишется в обратном принятом в нашей стране порядке: имя, фамилия, номер дома, название улицы, номер квартиры, город, название административно-территориальной единицы (штат, графство, округ и пр.), название страны, почтовый индекс, телефон, дата.

Слева, несколько ниже, помещаются данные адресата. Под ними указывается его должность, и еще ниже - название фирмы. Затем следует внутренний адрес. Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через два интервала от внутреннего адреса и начинается от полей слева. После вступительного обращения ставится запятая или двоеточие.

Текст делового письма располагается ниже вступительного обращения через два интервала и первое предложение начинается с небольшим отступлением от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через два интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо или можно пользоваться личной именной печатью. Подпись, сделанная карандашом, рассматривается как неуважение к адресату. Подпись должна быть полной, всегда одинаковой и разборчивой. Во избежание путаницы или ошибок, в большинстве деловых писем имя подписывающего письмо, печатается ниже заключительной формулы вежливости, оставив место для подписи.